STUDENŢII ÎNTREABĂ. PROFESORII RĂSPUND.

Astăzi răspunde prof.univ.dr. Luminiţa IONESCU, Facultatea de Ştiinţe Economice Bucureşti

ORGANIZAREA CONTABILITĂŢII INSTITUŢIILOR PUBLICE (I)

Toate entităţile publice consemnează operaţiunile economico-financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative, care stau la baza înregistrărilor în contabilitate (jurnale, fişe şi alte documente contabile, după caz). Orice document emis de către o entitate trebuie să menţioneze şi elementele prevăzute de legislaţia în domeniu, respectiv, forma juridică şi codul de identificare fiscală, după caz. Înregistrările în contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor, după data de întocmire sau de intrare a acestora în entitate, şi sistematic, în conturi sintetice şi analitice, în conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare formă de înregistrare în contabilitate.

Ce cuprind „Documentele justificative” ?

Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale: • denumirea documentului; • denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmeşte documentul; • numărul documentului şi data întocmirii acestuia; • menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul); • conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia; • datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz; • numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare. Documentele justificative ce stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat.

Documentele justificative provenite din tranzacţii/operaţiuni de cumpărare a unor bunuri de la persoane fizice, pe bază de borderou de achiziţie/carnet de comercializare, pot fi înregistrate în contabilitate numai în cazul în care se face dovada intrării în gestiune a bunurilor respective. În cazul când documentele se referă la cheltuieli pentru prestări de servicii efectuate de către persoane fizice, impuse pe bază de norme de venit, pentru a fi înregistrate în contabilitate, acestea trebuie să aibă la bază contracte sau convenţii civile, încheiate în acest scop, precum şi documentul prin care se face dovada plăţii (dispoziţie de plată/- încasare, chitanţă, ordin de plată, după caz).

Ce sunt „documentele contabile”?

Documentele contabile (registre, jurnale, fişe, note etc.) care servesc la prelucrarea, centralizarea şi înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, trebuie să cuprindă elemente cu privire la: • denumirea entităţii; • data întocmirii documentului contabil; • felul, numărul şi data documentului justificativ; • sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate; • conturile sintetice şi analitice debitoare şi creditoare; • semnătura persoanei responsabile cu întocmirea documentelor contabile.

Ce se înţelege prin „document în format electronic”?

Prin document în format electronicse înţelege documentul care conţine informaţiile prevăzute mai sus şi care a fost emis şi primit în format electronic. În condiţiile în care documentele financiar-contabile (documentele justificative şi documentele contabile) sunt întocmite şi preluate în contabilitate prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, semnătura nu constituie element obligatoriu. În astfel de situaţii, trebuie să se stabilească, prin proceduri proprii, modalităţi de identificare a persoanelor care au iniţiat, dispus şi aprobat, după caz, efectuarea operaţiunilor respective.

Există un specific al înscrierii datelor în documente?

Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pix cu pastă sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, după caz. În documentele financiar-contabile nu sunt admise ştersături, modificări sau alte asemenea procedee şi nici lăsarea de spaţii libere între operaţiunile înscrise în acestea sau file lipsă. Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greşite, concomitent înscriindu-se, alături, textul sau cifra corectă. Corectarea se face în toate exemplarele documentului şi se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul, menţionându-se şi data efectuării corecturii. În cazul completării documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora. Documentele prezentate în listele de erori, anulări sau completări (pe baza cărora se fac modificări în fişiere sau în baza de date a entităţii) trebuie să fie semnate de către persoanele împuternicite de conducerea entităţii.

Entităţile publice vor asigura un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile, astfel: • persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii vor desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuţii privind alocarea şi gestionarea numerelor aferente; • fiecare document va avea un număr de ordine sau o serie, după caz, număr sau serie ce trebuie să fie secvenţial(ă), stabilit(ă) de către entitate. În alocarea numerelor se va ţine cont de structura organizatorică, respectiv, gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.; entităţile publice vor elabora proceduri proprii de stabilire şi/sau alocare de numere ori serii, după caz, prin care se va menţiona, pentru fiecare exerciţiu financiar, care este numărul sau seria de la care se emite primul document.

Care sunt „Documentele specifice instituţiilor publice”?

Instituţiile publice sunt finanţate, în fiecare an, de la buget pe seama creditelor bugetare aprobate prin bugetul de venituri şi cheltuieli. În mod corespunzător, căile de finanţare a instituţiilor de la buget sunt diferite, în funcţie de subordonarea lor. Din punctul de vedere al subordonării, există instituţii publice de subordonare centrală şi instituţii publice de subordonare locală. Conducătorii instituţiilor publice cu personalitate juridică se numesc ordonatori de credite. Conducătorii instituţiilor publice de subordonare centrală (spre exemplu, ministerele) poartă numele de ordonatori de credite principali.

Deschiderea finanţării la nivelul ordonatorilor principali se realizează prin documentul numit cerere pentru deschiderea de credite, în care sunt precizate natura şi destinaţia creditului solicitat, valoarea creditului şi defalcarea acestuia pe structura clasificaţiei bugetare. Pe verso-ul documentului se face o situaţie centralizatoare. Cererile pentru deschiderea de credite bugetare, depuse de către ordonatorii principali de credite ai bugetului de stat, bugetului asigurărilor sociale de stat, bugetului asigurărilor pentru şomaj şi bugetului Fondului naţional unic de asigurări sociale de sănătate, însoţite de documentele justificative, cu excepţia celor efectuate din bugetul Ministerului Finanţelor – Acţiuni Generale, se înregistrează, de către Ministerul Finanţelor – Direcţia generală de programare bugetară, în Registrul cererilor pentru deschiderea de credite bugetare primite de la ordonatorii principali de credite.

Cererile pentru deschiderea de credite bugetare din bugetul Ministerului Finanţelor – Acţiuni Generale, precum şi cele primite de la Direcţia generală de programare bugetară din M.F.P. se înregistrează de către Direcţia generală trezorerie şi contabilitate publică în Registrul cererilor pentru deschiderea de credite bugetare din bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat, bugetul asigurărilor pentru şomaj şi bugetul Fondului naţional unic de asigurări sociale de sănătate. Aceste cereri se întocmesc în două exemplare. Exemplarul nr. 1 al cererii pentru deschiderea de credite bugetare din bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat, bugetul asigurărilor pentru şomaj, bugetul Fondului naţional unic de asigurări sociale de sănătate este prezentat la Ministerul Finanţelor – Direcţia generală de programare bugetară, cu cel puţin 10 zile lucrătoare înainte de efectuarea plăţilor, cu excepţia lunii decembrie a fiecărui an, când exemplarul nr. 1 al cererii pentru deschiderea de credite bugetare aferente lunii decembrie este prezentat până cel mai târziu la data de 15 decembrie a anului respectiv. Totodată, cererile pentru deschiderea de credite bugetare şi dispoziţiile bugetare privind repartizarea de credite anexate acestora, cu drept de utilizare în luna în curs, depuse cu întârziere la Ministerul Finanţelor sau la unităţile teritoriale ale Trezoreriei Statului, după caz, pentru care verificările efectuate în cadrul termenelor prevăzute mai sus nu pot fi finalizate în luna în curs, vor fi înregistrate în conturile de credite bugetare deschise ale instituţiilor publice în luna următoare. Exemplarul nr. 1 al cererii pentru deschiderea de credite bugetare, ce se depune la Ministerul Finanţelor sau la unităţile teritoriale ale Trezoreriei Statului, după caz, este însoţit de următoarele documente: a) Notă justificativă pentru deschiderea creditelor bugetare; b) un exemplar din dispoziţiile bugetare privind repartizarea/retragerea creditelor bugetare.

Când se depun Cererile pentru deschiderea creditelor bugetare ?

Cererile pentru deschiderea creditelor bugetareşi dispoziţiile bugetare privind repartizarea creditelor bugetare, anexate acestora, care se depun la Ministerul Finanţelor sau la unităţile teritoriale ale Trezoreriei Statului, după caz, în luna curentă, şi care au drept de utilizare începând cu luna următoare depunerii, se înregistrează în conturile de credite bugetare deschise ale instituţiilor publice în luna în care acestea pot fi utilizate, fără a depăşi 10 zile lucrătoare de la primirea acestora, şi cu încadrarea în termenele de verificare prevăzute de lege. Cererile pentru deschiderea de credite bugetare depuse de către ordonatorii principali de credite ai bugetelor locale şi de către Administraţia Fondului pentru Mediu, însoţite de documentele justificative, se înregistrează, de către unităţile teritoriale ale Trezoreriei Statului la care sunt deschise conturile instituţiilor publice respective, în Registrul operaţiunilor de trezorerie aferente cererilor pentru deschiderea de credite bugetare.

Cererile pentru deschiderea de credite bugetare depuse de ordonatorii principali de credite ai bugetului de stat, bugetului asigurărilor sociale de stat, bugetului asigurărilor pentru şomaj şi bugetului Fondului naţional unic de asigurări sociale de sănătate, se înregistrează periodic în Registrul cererilor pentru deschiderea de credite bugetare.

Cât durează aprobarea deschiderii creditelor bugetare?

La primirea cererilor pentru deschiderea de credite bugetare din bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat, bugetul asigurărilor pentru şomaj şi bugetul Fondului naţional unic de asigurări sociale de sănătate, de la ordonatorii principali de credite, Direcţia generală de programare bugetară efectuează, în termen de maximum 3 zile lucrătoare de la data înregistrării cererilor pentru deschiderea de credite bugetare, în Registrul cererilor pentru deschiderea de credite bugetare primite de la ordonatorii principali de credite, următoarele verificări: a) concordanţa dintre semnătură şi amprenta ştampilei de pe cererea pentru deschiderea de credite bugetare şi cele existente în fişele cu specimenele de semnături primite în copie de la Direcţia generală trezorerie şi contabilitate publică; b) existenţa pe cererea pentru deschiderea de credite bugetare a vizei pentru control financiar preventiv propriu şi a vizei pentru control financiar preventiv delegat, după caz; c) existenţa documentelor prin care se justifică suma solicitată a fi deschisă prin cererea pentru deschiderea de credite bugetare, inclusiv a documentelor anexate; d) încadrarea sumelor solicitate prin cererile pentru deschiderea de credite bugetare în prevederile bugetare trimestriale cumulate aprobate, cu excepţia cazului în care legile bugetare nu au fost adoptate cu cel puţin 3 zile înainte de expirarea exerciţiului bugetar, când se verifică încadrarea în limitele prevăzute la art. 37 din Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare; e) încadrarea în limitele lunare de cheltuieli a sumelor solicitate a fi deschise prin cererea pentru deschiderea de credite bugetare, în măsura în care sunt aprobate, de către Guvern, limite lunare de cheltuieli.

Ce urmează?

În cazul în care sunt respectate toate condiţiile prevăzute mai sus, cu încadrarea în termenul de maximum 3 zile lucrătoare, Direcţia generală de programare bugetară transmite Direcţiei generale trezorerie şi contabilitate publică următoarele documente: a) cererile pentru deschiderea de credite bugetare din bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat, bugetul asigurărilor pentru şomaj şi bugetul Fondului naţional unic de asigurări sociale de sănătate; b) dispoziţiile bugetare privind repartizarea creditelor bugetare aferente cererii pentru deschiderea de credite bugetare.

La primirea cererilor pentru deschiderea de credite bugetare şi a dispoziţiilor bugetare privind repartizarea creditelor bugetare de la Direcţia generală de programare bugetară, Direcţia generală trezorerie şi contabilitate publică efectuează – în termen de maximum două zile lucrătoare de la data înregistrării cererilor pentru deschiderea de credite bugetare în Registrul cererilor pentru deschiderea de credite bugetare din bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat, bugetul asigurărilor pentru şomaj şi bugetul Fondului naţional unic de asigurări sociale de sănătate – următoarele verificări: a) dacă cererea pentru deschiderea creditelor bugetare este însoţită de următoarele documente: 1) adresa de înaintare a cererilor pentru deschiderea de credite bugetare întocmită de direcţiile din cadrul Direcţiei generale de programare bugetară; 2) dispoziţiile bugetare privind repartizarea creditelor bugetare; b) dacă cererea pentru deschiderea de credite bugetare este avizată de către direcţiile de specialitate din Ministerul Finanţelor cu astfel de atribuţii; c) concordanţa dintre semnăturile şi amprenta ştampilei de pe dispoziţiile bugetare privind repartizarea creditelor bugetare şi cele existente în fişele cu specimenele de semnături depuse la Direcţia generală trezorerie şi contabilitate publică; d) concordanţa dintre subdiviziunile de cheltuieli bugetare din cererea pentru deschiderea creditelor bugetare şi cele din dispoziţiile OMFP nr. 501/2013, privind repartizarea creditelor bugetare, precum şi concordanţa lunii/anului înscrise/înscris în rubricile „Cu drept de utilizare“ din documentele respective; e) completarea corespunzătoare a rubricilor aferente instituţiei publice care repartizează credite bugetare şi instituţiei publice căreia i se repartizează credite bugetare, inclusiv a conturilor aferente şi a unităţilor teritoriale ale Trezoreriei Statului la care acestea sunt deschise; f) dacă totalul sumelor din dispoziţiile bugetare privind repartizarea creditelor bugetare, la nivel de capitol de cheltuieli bugetare şi pe celelalte subdiviziuni de cheltuieli bugetare, este egal cu suma înscrisă în cererea pentru deschiderea de credite bugetare. Cererile pentru deschiderea de credite bugetare care respectă prevederile legale se preiau în sistem informatic, de către Direcţia generală trezorerie şi contabilitate publică, cel mai târziu în a doua zi lucrătoare de la înregistrarea documentelor în Registrul cererilor pentru deschiderea de credite bugetare din bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat, bugetul asigurărilor pentru şomaj şi bugetul Fondului naţional unic de asigurări sociale de sănătate.

Cum se acţionează în cazul ordonatorilor secundari şi terţiari de credite?

Pentru alimentarea conturilor ordonatorilor secundari (cei careaprobă efectuarea cheltuielilor din bugetele proprii şi a celor din bugetele fondurilor speciale, cu respectarea dispoziţiilor legale. Aceştia repartizează credite bugetare aprobate pe unităţi ierarhic inferioare, ai căror conducători sunt ordonatorii terţiari de credite) şi terţiari de credite (aceştiautilizează creditele bugetare ce le-au fost repartizate numai pentru nevoile unităţilor pe care le conduc, potrivit prevederilor din bugetele aprobate şi numai în condiţiile stabilite prin prevederile legale.), ordonatorul principal elaborează dispoziţia bugetară, în care precizează destinaţia creditului, contul de disponibil din care sumele vor fi efectiv alocate, valoarea finanţării şi momentul începând cu care se poate utiliza efectiv respectiva finanţare.