Înregistrarea şi repartizarea cererilor adresate instanţelor, circuitul dosarelor

Actele de sesizare a instanţei depuse personal sau prin repre
zentant, sosite prin poştă, curier ori fax sau în orice alt mod prevăzut de lege, se depun la registratură, unde, în aceeaşi zi, după stabilirea obiectului cauzei, primesc, cu excepţia cazurilor prevăzute de lege, dată certă şi număr din aplicaţia ECRIS.
Căile de atac declarate împotriva aceleiaşi hotărâri se înregistrează în acelaşi dosar şi se soluţionează de completul iniţial învestit.
Numărul unic al dosarului este format din: numărul din registrul general electronic/numărul identificator al instanţei/anul înregistrării dosarului.
Numărul din registrul general electronic reprezintă numărul dosarului în cadrul registrului electronic pentru întreaga instanţă. Acest număr începe de la valoarea 1 pentru primul dosar din anul curent şi continuă incremental pentru fiecare nou dosar creat.
Numărul identificator al instanţei reprezintă un număr unic de identificare a instanţei de judecată.
Numărul unic dat de instanţa de fond se păstrează fără modificări pe tot parcursul soluţionării dosarului până la executarea hotărârii. În situaţiile în care în mod obiectiv programul nu permite păstrarea aceluiaşi număr, se va genera un număr nou în sistem informatic.
Dosarele înregistrate pe rolul instanţelor înainte de generalizarea acestei aplicaţii primesc număr unic în sistemul informatic, dacă sunt repuse pe rol sau dacă se formulează o cerere în legătură cu acestea care necesită acordarea unui termen de soluţionare.
Dosarele vor fi înregistrate atât în registrul de la registratura generală a instanţei, cât şi în registrul general al secţiei la care a fost repartizat fiecare dosar.
Stabilirea obiectului cauzei se face, de regulă, de către un grefier cu studii superioare, sub coordonarea unui judecător. Dosarele se predau personalului responsabil cu efectuarea repartizării aleatorii, având ataşate dovezile privind modul în care au fost transmise.
Celelalte cereri şi acte de orice natură, inclusiv corespondenţa cu caracter administrativ, sosite prin poştă, curier, fax, e-mail sau prin orice alt mijloc de comunicare, se înregistrează în registrul general de dosare, registrul de intrare – ieşire a corespondenţei administrative ori în registrul de evidenţă a petiţiilor şi se prezintă, după caz, preşedintelui instanţei sau preşedintelui secţiei, dacă vizează activitatea acesteia, sau, atunci când cererea priveşte un dosar aflat pe rolul instanţei, completului căruia i-a fost repartizată cauza sau grefierului de şedinţă, după caz. În cazul în care o cerere sau un act priveşte un dosar aflat pe rolul instanţei în ziua depunerii, după înregistrare, grefierul registrator va preda cererea sau actul direct grefierului de şedinţă.
Dovezile de comunicare a procedurilor se primesc la registratura instanţei sub semnătură, după care se predau arhivarului care le ataşează la dosar, făcându-se menţiune despre aceasta pe conceptul de citare.
Dovezile de îndeplinire a procedurilor şi comunicărilor efectuate prin telefon, telegraf, fax, poştă electronică ori prin alte mijloace de comunicare, primite de grefierul de şedinţă sau de persoana care le-a transmis, se depun la dosar în formă scrisă, imediat ce au fost recepţionate.
Documentele şi înscrisurile care nu pot fi ataşate la dosar, precum şi obiectele ce servesc ca mijloc de probă vor fi predate direct grefierului şef secţie, respectiv grefierului-şef, cu respectarea dispoziţiilor regulamentului privind gestiunea corpurilor delicte.
Înregistrarea, evidenţa şi păstrarea documentelor ce nu sunt destinate publicităţii se vor face în condiţiile prevăzute de lege.
Plicurile conţinând corespondenţa cu caracter confidenţial se înregistrează în registrul de intrare a corespondenţei, cu această menţiune, fără a fi desfăcute, după care se predau destinatarului.
Pe coperta dosarului se vor menţiona, după caz, denumirea instanţei, secţia, completul de judecată, numărul dosarului, numele sau denumirea părţilor, obiectul pricinii, măsura preventivă, termenele de judecată, numărul şi data hotărârii, iniţialele judecătorului însărcinat cu redactarea hotărârii şi poziţia din registrul de executări penale.
Înainte de a fi puse la dispoziţia justiţiabililor sau predate pentru şedinţa de judecată, dosarele trebuie să aibă toate filele cusute şi numerotate.
În cazul în care dosarul urmează a fi înaintat la instanţa de apel sau recurs ori la altă autoritate sau se depune în conservare, se va proceda la şnuruirea definitivă şi aplicarea Sigiliului, iar pe faţa interioară a ultimei coperte grefierul arhivar va certifica numărul filelor în cifre şi, în paranteză, în litere.
În ipoteza în care părţile solicită eliberarea unor înscrisuri aflate în dosarele altor autorităţi, ataşate dosarului ce se conservă, se poate proceda la desigilarea acestora cu întocmirea unui proces-verbal despre operaţiunea întreprinsă, realizându-se în mod corespunzător o nouă numerotare, lăsându-se la dosar o copie a actului respectiv.
Dosarele se pot forma în două sau mai multe volume, iar în adresele de înaintare a dosarelor se indică numărul volumelor şi numărul de pagini ale fiecărui volum. Fiecare volum are, de regulă, un număr de 200 de file.
Actele medicale şi medico-legale, probele obţinute ca urmare a unor metode de supraveghere tehnică, transcrierile convorbirilor de orice fel, fotografiile şi probele care conţin imagini administrate în cauze penale, precum şi fotografiile sau alte imagini administrate în cauzele civile, dacă vizează viaţa privată, se ţin în volume separate. Pe coperta volumului se menţionează „date confidenţiale”.
La instanţele de control judiciar se formează un nou dosar la care se ataşează separat dosarul primei instanţe şi, după caz, al instanţei de apel.
Cererile nou-intrate care privesc un dosar deja înregistrat nu vor fi înregistrate cu număr nou de dosar, dacă au unul din următoarele obiecte:
1. abţinere, recuzare, incompatibilitate;
2. cerere de ajutor public judiciar;
3. excepţie de neconstituţionalitate;
4. îndreptare, completare şi lămurire hotărâre, înlăturare omisiuni vădite;
5. perimare;
6. contestaţia privind tergiversarea procesului;
7. cerere privind efectuarea de percheziţii în cursul judecăţii.
Crearea dosarelor asociate se va face, de la momentul înregistrării, pentru următoarele tipuri de cereri:
1. cerere de reexaminare;
2. reexaminare anulare cerere;
3. reexaminare ajutor public judiciar;
4. căile de atac privind amenzile judiciare;
5. reexaminare taxă de timbru/restituire taxă de timbru după soluţionarea definitivă a cauzei/restituire cauţiune după soluţionarea definitivă a procesului.
Cererile de reexaminare prevăzute de art. 200 alin. (6) şi (7) din Codul de procedură civilă se repartizează aleatoriu în sistem informatic ECRIS completelor care judecă în aceeaşi materie, după blocarea completului iniţial învestit.
În materia executării hotărârilor penale, prima cerere în această materie asupra căreia se pronunţă judecătorul delegat cu executarea, prin încheiere, se înregistrează ca dosar nou în legătură cu dosarul de fond.
Cererile ulterioare, pentru care legea prevede că judecătorul delegat cu executarea se pronunţă prin încheiere, se înregistrează ca dosare asociate.
Repartizarea cauzelor se va efectua în sistem informatic prin programul ECRIS.
În cazul în care repartizarea în sistem informatic nu se poate aplica din motive obiective, repartizarea cauzelor se efectuează prin metoda sistemului ciclic.
Repartizarea aleatorie în sistem informatic se realizează o singură dată, urmând ca în situaţiile în care pe parcursul desfăşurării procesului apar incidente procedurale să se recurgă la regulile stabilite în regulament.
Cererile referitoare la un dosar repartizat aleatoriu se judecă de acelaşi complet dacă prin lege nu se prevede altfel.
Pentru aplicarea criteriului aleatoriu, completele se vor constitui la începutul fiecărui an şi se numerotează pe instanţă sau, după caz, pe secţii, ţinându-se seama de materiile în care judecă, de specializarea completelor şi de stadiul procesual în care se află cauzele. Modificarea numărului completelor de judecată sau schimbarea judecătorilor care le compun se va putea realiza doar pentru motive obiective, în condiţiile legii.
Cauzele având ca obiect cererile, propunerile, plângerile sau contestaţiile date prin lege în competenţa judecătorului de drepturi şi libertăţi se înregistrează în sistemul ECRIS ca dosare distincte, dar evidenţiate în legătură cu dosarul având ca obiect prima cerere, propunere, plângere ori contestaţie formulată în cauză.
Persoana desemnată cu repartizarea aleatorie a cauzelor, primind cererea, propunerea, plângerea sau contestaţia, verifică în sistemul ECRIS dacă au fost formulate alte sesizări în cursul urmăririi penale efectuate în cauza respectivă şi întocmeşte un proces-verbal pe care îl depune la dosar.
Dacă soluţionarea unei cereri, propuneri, plângeri sau contestaţii de către un singur judecător de drepturi şi libertăţi nu este posibilă din cauza numărului mare al inculpaţilor la care aceasta se referă, pot fi constituite mai multe dosare, pe grupuri de inculpaţi. Modalitatea de constituire a dosarelor pe grupuri de inculpaţi se stabileşte prin hotărâre a colegiului de conducere.
Repartizarea aleatorie a cauzelor se realizează de către persoanele desemnate anual de preşedintele instanţei.
Prin metoda sistemului ciclic dosarele sunt preluate de persoana sau persoanele desemnate, care repartizează câte un dosar, în ordine, completelor de judecată competente.
Ori de câte ori se impune aplicarea metodei de repartizare ciclică a dosarelor, acestea se atribuie, în funcţie de data înregistrării la instanţa respectivă, către completele de judecată competente, în ordinea numerotării acestora.
Cauzele având ca obiect luarea, revocarea sau înlocuirea unei măsuri preventive cu privire la inculpatul condamnat, după pronunţarea hotărârii asupra fondului cauzei, până la sesizarea instanţei de apel, în condiţiile art. 399 alin. (10) din Codul de procedură penală, se soluţionează de completul care a pronunţat hotărârea asupra fondului cauzei, dacă judecătorul care a intrat în compunerea acelui complet îşi desfăşoară activitatea în cadrul secţiei sau, după caz, al instanţei
şi la data stabilită pentru soluţionarea acestor cauze.
Dacă ulterior înregistrării unei cereri se constată că la instanţă s-a depus cel puţin o cerere formulată de aceleaşi părţi, chiar împreună cu altele, având unul dintre obiectele iniţiale, toate cererile vor fi repartizate primului complet învestit dacă cererile nu au fost soluţionate încă.
În cazul trimiterii cauzei de la o secţie la alta în condiţiile legii, dosarul îşi păstrează numărul şi este repartizat aleatoriu. Aceeaşi regulă se aplică în cazul trimiterii dosarului la sau deja un complet specializat.
Repunerea pe rol a cauzei după suspendare, pentru continuarea judecăţii, pentru perimare sau pentru pronunţarea hotărârii ca urmare a încheierii acordului de mediere, se va realiza de completul iniţial învestit cu soluţionarea cauzei, chiar dacă între timp şi-a schimbat compunerea.
Cererile de îndreptare a erorilor materiale şi cererile de completare sau lămurire a hotărârii se soluţionează de completul care a pronunţat hotărârea a cărei îndreptare ori lămurire se solicită. Aceeaşi rezolvare se va da şi contestaţiilor la executare prevăzute de art. 598 alin (1)
lit. c) teza I din Codul de procedură penală şi de art. 712 alin. (2) din Codul de procedură civilă. În cazul completelor colegiale, judecătorii care au pronunţat hotărârea se vor reuni chiar dacă nu mai fac parte, împreună, din acelaşi complet. Dacă la data apariţiei oricăreia dintre situaţiile menţionate numai unul sau unii dintre respectivii judecători îşi desfăşoară activitatea în cadrul secţiei, completul va fi întregit cu unul ori, după caz, 2 judecători din lista de permanenţă de la data înregistrării cererii de îndreptare a erorilor materiale sau a cererii de completare ori lămurire a hotărârii, respectiv a contestaţiei la executare.
Cauzele trimise spre rejudecare se repartizează completului iniţial învestit.
Completul de divergenţă se constituie prin includerea în completul de judecată a preşedintelui sau a vicepreşedintelui instanţei, a preşedintelui de secţie ori a judecătorului din planificarea de permanenţă.
Cererile de suspendare a executării hotărârilor supuse căilor de atac se vor soluţiona de completul care a fost învestit cu judecarea cauzei.
În caz de avarie, instanţele vor proceda la atribuirea numărului unic de dosar prin alocarea unei plaje de numere care să pornească de la un număr mai mare decât ultimul număr atribuit electronic. Fiecare dosar înregistrat se notează în registrul de avarie.
După ce avaria dispare, grefierii care au gestionat registrul de avarie au obligaţia de a înregistra toate dosarele din acest registru în sistemul ECRIS, pentru a deveni numere unice de dosare.
Înregistrarea de noi dosare în sistemul ECRIS se realizează numai după preluarea în sistemul electronic a tuturor numerelor din registrul de avarie.
Pe perioada vacanţei judecătoreşti se pot forma complete separate, pentru a se asigura soluţionarea cauzelor urgente, precum şi a celor în care a intervenit un acord de mediere, indiferent de obiectul cauzei.
Colegiile de conducere, la propunerea preşedinţilor de secţii sau, dacă nu există secţii, la propunerea preşedintelui instanţei, stabilesc tipurile de obiecte care se vor soluţiona în timpul vacanţei judecătoreşti, precum şi modalitatea de repartizare a cauzelor înregistrate în timpul vacanţei judecătoreşti, rămase nesoluţionate la sfârşitul acesteia, de regulă, prin metoda repartizării ciclice. (Expert media Florin FĂINIŞI)