GREFIERII DELEGAŢI

Grefierii sunt delegaţi de preşedintele instanţei şi îndeplinesc atribuţiile prevăzute de regulament, precum şi pe cele stabilite de preşedintele instanţei sau preşedintele de secţie şi efectuează activităţile dispuse de judecătorul delegat la acelaşi compartiment.
Grefierii delegaţi ţin evidenţele şi efectuează înscrierile, înregistrările, comunicările sau orice alte activităţi în vederea asigurării publicităţii, în cazurile prevăzute de lege.
Grefierii delegaţi rezolvă corespondenţa compartimentului din care fac parte şi răspund de expedierea ei, efectuează înregistrările corespunzătoare în registre, asigură păstrarea în bune condiţii a dosarelor şi registrelor, precum şi arhivarea lor.
Grefierii pot fi degrevaţi total sau parţial de participarea la şedinţele de judecată.
Grefierul delegat pentru efectuarea lucrărilor de executare civilă are următoarele atribuţii: a) întocmeşte şi expediază în termen mandatele de executare a sancţiunii contravenţionale privind munca în folosul comunităţii, cu respectarea dispoziţiilor legale; b) comunică organelor financiare şi organelor de poliţie măsurile dispuse prin hotărârile judecătoreşti; c) ţine registrul privind ajutorul public judiciar, registrul de evidenţă şi punere în executare a hotărârilor civile şi registrele de evidenţă şi punere în executare a sancţiunilor contravenţionale; d) întocmeşte actele dispuse de judecătorul delegat la executările civile; e) efectuează lucrările în care executarea hotărârilor judecătoreşti se face din oficiu şi ţine evidenţa acestora.
Grefierul delegat pentru activitatea de executare în materia contenciosului administrativ şi fiscal are următoarele atribuţii în legătură cu cauzele având ca obiect sancţiunea pentru neexecutarea hotărârii: a) ţine evidenţa şi răspunde de punerea în executare a hotărârilor civile rămase definitive; b) verifică şi ţine evidenţa dosarelor în care hotărârile au rămas definitive atât ca urmare a nerecurării, cât şi ca urmare a restituirii acestora de la instanţa de control judiciar după soluţionarea căii de atac declarate; c) solicită compartimentului arhivă, dovezile de comunicare a hotărârilor judecătoreşti; d) efectuează înregistrările corespunzătoare în registrul de punere în executare a hotărârilor civile definitive; e) asigură păstrarea în bună stare a dosarelor cu privire la care se impune efectuarea înregistrării în registrul de punere în executare a hotărârilor civile; f) primeşte şi prezintă preşedintelui completului de judecată care a soluţionat cauza cererile formulate de către creditori prin care se solicită fixarea sumei definitive ce se va datora statului şi a celei datorate cu titlul de penalităţi, în vederea fixării termenului de judecată; g) întocmeşte şi expediază după expirarea termenului prevăzut la art. 24 alin. (4) din Legea contenciosului administrativ nr. 554/2004, cu modificările şi completările ulterioare, adresele de solicitare a relaţiilor de la autoritatea publică corespunzătoare, referitoare la executarea obligaţiei cuprinse în titlul executoriu; h) în cazul în care obligaţia nu a fost executată integral, conform art. 24 alin. (5) din Legea nr. 554/2004, cu modificările şi completările ulterioare, după primirea adresei de comunicare a relaţiilor din partea autorităţii publice, prezintă aceste dosare preşedintelui completului de judecată, care a soluţionat cauza, în vederea stabilirii termenului de judecată.
Grefierul delegat pentru activitatea de înregistrare şi evidenţă a persoanelor juridice îndeplineşte următoarele atribuţii: a) înregistrează cererile formulate pentru acordarea personalităţii juridice asociaţiilor, fundaţiilor, sindicatelor şi altor persoane juridice de drept privat fără scop patrimonial, pentru modificarea actelor constitutive şi orice alte cereri privind acte sau fapte supuse înscrierii în registrele speciale de evidenţă a persoanelor juridice, dacă prin hotărâre a colegiului de conducere nu s-a stabilit altfel; b) efectuează înscrierea în registrele prevăzute în legi speciale a persoanei juridice în ziua rămânerii definitive sau, după caz, irevocabile, a hotărârii judecătoreşti de admitere a cererii de acordare a personalităţii juridice; c) operează menţiunile privind modificarea actului constitutiv, a statutului, dizolvarea, lichidarea, radierea persoanei juridice; d) eliberează, la cerere, reprezentantului persoanei juridice certificatul de înscriere, care va cuprinde: denumirea persoanei juridice, sediul acesteia, durata de funcţionare şi data înscrierii în registrul special şi alte certificate, în condiţiile legii; e) asigură publicarea lichidării asociaţilor sau fundaţiilor, prin afişare la uşa instanţei şi efectuarea altor formalităţi de publicitate, în cazurile prevăzute de lege; f) comunică Ministerului Justiţiei copii de pe hotărârile judecătoreşti privind constituirea, modificarea şi încetarea oricărei asociaţii, fundaţii sau federaţii, precum şi de pe înscrisurile doveditoare, în termen de 3 zile de la data rămânerii irevocabile a hotărârii; g) comunică organului financiar local în a cărui rază teritorială se află sediul persoanei juridice încheierea prin care s-a dispus înscrierea persoanei juridice, cu menţionarea numărului de înscriere în registrul asociaţiilor şi fundaţiilor.
Grefierul delegat pentru activitatea de înregistrare şi evidenţă a persoanelor juridice comunică Tribunalului Bucureşti copii de pe hotărârile judecătoreşti privind constituirea, modificarea şi dizolvarea federaţiilor, confederaţiilor şi uniunilor sindicale teritoriale ale acestora, precum şi copii de pe înscrisurile referitoare la denumirea şi sediul organizaţiei sindicale constituite prin asociere, numele şi prenumele membrilor organului de conducere, codul numeric personal al acestora, în termen de 3 zile de la rămânerea definitivă sau, după caz, irevocabilă a hotărârii.
În vederea ţinerii evidenţei, instanţa de control judiciar comunică, în aceeaşi zi, minuta pronunţată grefierului delegat pentru activitatea de înregistrare şi evidenţă a persoanelor juridice de la instanţa de fond.
Grefierul delegat la compartimentul cu atribuţii privind asociaţiile de proprietari efectuează comunicarea încheierilor către petenţi şi Ministerul Public, dacă este cazul, urmărind rămânerea definitivă a încheierilor pronunţate, după care predă organului financiar exemplarul nr. 2 al actelor depuse de solicitanţi şi copie de pe încheierea rămasă definitivă, dacă prin hotărâre a colegiului de conducere nu s-a dispus altfel.
Grefierul statistician are următoarele atribuţii: a) efectuează zilnic înregistrările de statistică judiciară, întocmeşte periodic dările de seamă statistice, completează şi păstrează fişele inculpaţilor; b) exploatează aplicaţia de statistică judiciară; c) grefierul statistician de la tribunal verifică şi îndrumă personalul de la tribunalele specializate şi de la judecătorii care înregistrează şi centralizează datele statistice; d) efectuează lucrările de statistică judiciară dispuse de Consiliul Superior al Magistraturii, pe care le înaintează la datele fixate, şi orice alte situaţii statistice solicitate de Consiliul Superior al Magistraturii, preşedinţii instanţelor, precum şi de Ministerul Justiţiei; e) păstrează dările de seamă statistice şi fişele inculpaţilor, îndosariate anual în mape speciale, şi le conservă potrivit dispoziţiilor legale privind termenele de păstrare a documentelor; f) colaborează cu comisiile judeţene de statistică în vederea alcătuirii şi predării buletinelor statistice, precum şi în legătură cu alte activităţi specifice.
La instanţele la care nu există grefier statistician atribuţiile acestuia sunt îndeplinite de către grefierul stabilit de preşedintele instanţei.
Activitatea desfăşurată de grefierul statistician şi de personalul de la judecătorii care execută lucrările de statistică judiciară este coordonată de prim-grefierul, respectiv grefierul-şef al instanţei.
Grefierul documentarist sau grefierul desemnat să îndeplinească atribuţii de documentare are următoarele atribuţii: a) ţine evidenţa legislaţiei, jurisprudenţei şi doctrinei; b) informează periodic despre necesarul de carte sau de alte publicaţii; c) ţine evidenţa şi gestiunea bibliotecii; d) întocmeşte, la cererea conducerii instanţei, lucrări privind modificările legislative; e) informează zilnic judecătorii instanţei la care funcţionează cu privire la actele normative nou-apărute şi la jurisprudenţa publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I; f) identifică deciziile relevante ale propriei instanţe şi ale altora, privind o problemă de drept indicată de către judecătorii propriei instanţe, şi propune deciziile relevante ale instanţei la care funcţionează, care pot fi trimise altor instanţe, la solicitarea acestora; g) identifică doctrina judiciară relevantă, tipărită sau în format electronic, privind o problemă de drept indicată de către judecătorii propriei instanţe; h) realizează activităţile stabilite în sarcina sa în procedura de unificare a practicii judiciare, aprobată de Secţia pentru judecători a Consiliului Superior al Magistraturii, precum şi cele dispuse de preşedintele de secţie sau vicepreşedintele instanţei, în acelaşi scop.
Grefierul arhivar şi registratorul au următoarele atribuţii: a) primesc, înregistrează şi repartizează la secţii şi la celelalte compartimente actele de sesizare a instanţei, dosarele de la celelalte instanţe şi restul corespondenţei; b) expediază dosarele soluţionate şi corespondenţa; c) primesc şi înregistrează dosarele intrate, ţin evidenţa acestora şi a circulaţiei lor, înregistrează în sistemul informatic taxele de timbru depuse la momentul înregistrării la registratură a oricărei cereri însoţită de dovada achitării unei taxe de timbru; d) întocmesc conceptele pentru citarea părţilor din procese, întocmesc citaţiile pentru primul termen şi urmăresc expedierea acestora; e) pun dosarele la dispoziţia publicului şi ţin evidenţa persoanelor care primesc dosarele spre studiu; f) pregătesc dosarele pentru şedinţele de judecată şi asigură circulaţia acestora în cadrul instanţei, precum şi trimiterea lor la alte instanţe;
g) informează persoanele care au calitatea de părţi ori sunt împuternicite de acestea, conform legii, asupra datelor solicitate din dosarele în care acestea sunt direct interesate; h) înaintează instanţelor superioare dosarele în care s-au declarat căi de atac de competenţa acestor instanţe. Prin decizia preşedintelui instanţei, înaintarea dosarelor către instanţele superioare, în materie penală, poate fi realizată de biroul executări penale; i) la primirea dosarelor de la alte instanţe sau instituţii verifică volumele şi dosarele ataşate, prin confruntare cu adresa de restituire a dosarului, precum şi cu cea de înaintare a acestuia. La constatarea unor lipsuri la primirea dosarelor întocmesc, de îndată, un proces-verbal şi informează despre situaţia constatată preşedintele de secţie sau preşedintele instanţei, după caz, precum şi, printr-o adresă, instituţia emitentă; j) asigură păstrarea în bună stare a dosarelor şi registrelor; k) păstrează, pe ani, dosarele soluţionate, mapele de hotărâri, registrele şi condicile de şedinţă; l) participă anual la activitatea de arhivare şi întocmesc lista dosarelor aflate în conservare în arhiva instanţei; m) participă anual la activitatea de triere a dosarelor arhivate, la expirarea termenului de păstrare; n) realizează arhivarea electronică a dosarelor, în măsura în care este posibil, sub coordonarea vicepreşedintelui instanţei; o) preiau dovezile de comunicare primite la instanţă, le ataşează la dosar şi le predau, de îndată, grefierului de şedinţă, împreună cu dosarul; p) păstrează separat în arhivă şi verifică periodic cauzele a căror judecată a fost suspendată, fac menţiuni despre data verificării şi constatării în Registrul de evidenţă a cauzelor suspendate sau, după caz, înaintează dosarul judecătorului cauzei pentru a dispune; q) completează, corespunzător atribuţiilor, toate câmpurile din aplicaţia ECRIS.
Agentul procedural are următoarele atribuţii: a) comunică actele procedurale, cu respectarea termenelor prevăzute de lege, persoanelor din localitatea unde se află sediul instanţei, depunând cel mai târziu a doua zi dovezile de înmânare; pentru cazuri urgente şi când dotarea instanţelor permite, comunicarea actelor de procedură se va putea efectua prin agent procedural şi în alte localităţi; b) îndeplineşte sarcinile stabilite de preşedintele instanţei, precum şi serviciul de curier, primind şi predând în aceeaşi zi corespondenţa pentru destinatarii din localitate, precum şi dosarele către instanţele şi parchetele din localitate.
Aprodul are următoarele atribuţii: a) îndeplineşte atribuţii specifice compartimentelor auxiliare, stabilite de preşedintele instanţei; b) îndrumă justiţiabilii şi pe ceilalţi participanţi la procese către camerele de consiliu, sălile de judecată şi registratura sau arhiva instanţei; c) ajută la păstrarea ordinii şi curăţeniei în localul instanţei; d) orice alte atribuţii stabilite de prim-grefier sau grefierul-şef, după caz.
Curţile de apel, tribunalele, tribunalele specializate, judecătoriile din oraşele reşedinţă de judeţ, precum şi cele din municipiul Bucureşti au în schema de personal unul sau mai mulţi specialişti IT.
Numărul specialiştilor IT se stabileşte de către preşedintele instanţei, cu avizul conform al direcţiei de specialitate din cadrul Ministerului Justiţiei.
Personalul de specialitate informatică are următoarele atribuţii: a) participă, la solicitarea Ministerului Justiţiei, la partea de analiză şi implementare a aplicaţiilor informatice comune privind activitatea instanţelor; b) asigură exploatarea programelor informatice elaborate de Direcţia tehnologia informaţiei din cadrul Ministerului Justiţiei şi de Serviciul de formare profesională şi statistică judiciară din cadrul Consiliului Superior al Magistraturii, la nivelul instanţelor judecătoreşti, instalând produsele informatice şi controlând periodic respectarea de către operatorii de aplicaţie a instrucţiunilor de utilizare; c) coordonează şi controlează activitatea de informatică juridică la instanţele din circumscripţia în care funcţionează; d) asigură iniţierea şi instruirea personalului instanţei în exploatarea aplicaţiilor informatice; e) realizează aplicaţii la nivelul instanţelor judecătoreşti; f) supraveghează modul de utilizare a tehnicii de calcul şi ia măsurile necesare pentru asigurarea bunei funcţionări a acesteia; g) asigură funcţionarea sistemelor de arhivare electronică a dosarelor; h) întocmesc documentele de specialitate necesare în vederea obţinerii semnăturii electronice pentru instanţe şi persoanele autorizate din instanţe, a certificatelor prevăzute de Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică, republicată, asigură iniţierea personalului autorizat în folosirea semnăturii electronice, păstrează datele de creare a semnăturii electronice şi sesizează de îndată conducerea instanţei dacă are motive să creadă că acestea au ajuns la cunoştinţa unui terţ neautorizat sau că informaţiile esenţiale cuprinse în certificat nu mai corespund realităţii; i) colaborează cu grefierul statistician sau cu persoana responsabilă pentru colectarea datelor statistice din sistemul informatic.
Personalul de specialitate informatică salvează periodic informaţiile conţinute de sistemul ECRIS şi păstrează aceste informaţii pentru evidenţa în sistem informatizat a activităţii instanţei.(Expert media Florin FĂINIŞI)