Biroul de informare şi relaţii publice al instanţelor de judecată

Biroul de informare şi relaţii publice este organizat şi funcţionează potrivit dispoziţiilor Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, cu modificările şi completările ulterioare, şi ale Ordonanţei Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor, cu modificările şi completările ulterioare.
Biroul de informare şi relaţii publice asigură legăturile instanţei cu publicul şi cu mijloacele de comunicare în masă, în vederea garantării transparenţei activităţii judiciare, în condiţiile legii.
Biroul de informare şi relaţii publice asigură activitatea de soluţionare în termen a petiţiilor, în condiţiile legii.
Biroul de informare şi relaţii publice este condus de un judecător desemnat de preşedintele instanţei ori de un absolvent al facultăţii de Jurnalistică sau de un specialist în Comunicare, numit prin concurs sau examen. Conducătorul biroului îndeplineşte şi rolul de purtător de cuvânt.
În funcţie de volumul de activitate al judecătorului desemnat să conducă Biroul de informare şi relaţii publice, preşedintele instanţei, cu avizul colegiului de conducere, poate dispune degrevarea parţială a acestuia de atribuţiile ce îi revin ca judecător.
În cadrul Biroului de informare şi relaţii publice funcţionează consilieri pentru informaţii publice şi unul sau mai mulţi grefieri desemnaţi de preşedintele instanţei.
Programul zilnic al biroului coincide cu programul de lucru al instanţei, într-o zi pe săptămână fiind obligatorie stabilirea a 3 ore de funcţionare şi după-amiaza, după încheierea programului de lucru al instanţei.
În situaţii excepţionale, purtătorii de cuvânt vor oferi informaţii şi în afara orelor de program.
Conducătorul Biroului de informare şi relaţii publice are următoarele atribuţii:
a) conduce şi coordonează activitatea biroului;
b) organizează activitatea de furnizare pe loc a informaţiilor, atunci când acest lucru este posibil;
c) analizează cererile de furnizare a informaţiilor publice, dispune cu privire la caracterul acestora – comunicate din oficiu, furnizabile la cerere sau exceptate de la liberul acces – şi ia măsuri pentru rezolvarea solicitărilor, potrivit legii, şi pentru transmiterea răspunsurilor către solicitanţi, în termenul legal;
d) asigură îndeplinirea obligaţiei legale de furnizare din oficiu a informaţiilor prevăzute de lege, prin afişare în locuri vizibile la sediul instanţei a înscrisurilor care să cuprindă aceste informaţii şi prin publicarea lor pe pagina de internet a instanţei;
e) analizează petiţiile înregistrate şi dispune cu privire la modul de soluţionare, de redactare a răspunsului, conexare sau clasare, sub coordonarea preşedintelui instanţei;
f) repartizează petiţiile compartimentelor de specialitate, în funcţie de activitatea acestora, şi asigură soluţionarea lor şi trimiterea răspunsului în termenul legal;
g) identifică ştirile difuzate de mass-media locală şi naţională, care au un impact negativ asupra activităţii şi imaginii instanţei sau judecătorilor ce funcţionează în cadrul acesteia, verifică veridicitatea informaţiilor şi asigură informarea corectă a opiniei publice, exprimând poziţia instanţei faţă de problemele semnalate;
h) redactează declaraţii de presă şi poate participa la interviuri, furnizând informaţiile de interes public, în scopul unei informări corecte şi complete;
i) sprijină judecătorii în exercitarea dreptului la replică.
Purtătorul de cuvânt al instanţei are dreptul de a consulta documentele sau dosarele aflate la instanţă, având obligaţia de a respecta secretul de serviciu şi de a proteja informaţiile confidenţiale de care ia cunoştinţă.
Furnizarea de informaţii privind activitatea judiciară poate fi restrânsă, în condiţiile legii, atunci când aceasta se face în interesul moralităţii, al ordinii publice ori al securităţii naţionale sau când interesele minorilor ori protecţia vieţii private a părţilor în proces o impun. Dreptul la liberul acces la informaţii poate fi restrâns şi atunci când, în împrejurări speciale, instanţa apreciază că publicitatea ar fi de natură să aducă atingere intereselor justiţiei.
Consilierul şi/sau grefierul din cadrul Biroului de informare şi relaţii publice au/are următoarele atribuţii:
a) primeşte şi înregistrează cererile de furnizare a informaţiilor publice;
b) primeşte şi înregistrează petiţiile adresate instanţei;
c) prezintă conducătorului biroului, zilnic, petiţiile şi cererile înregistrate;
d) transmite către compartimentele de specialitate solicitările de informaţii şi petiţiile, spre soluţionare;
e) urmăreşte soluţionarea la timp a solicitărilor şi petiţiilor şi aduce la cunoştinţa conducătorului biroului orice problemă ivită în derularea activităţii;
f) comunică răspunsurile către petiţionari şi solicitanţi;
g) redactează şi pune la dispoziţia publicului înscrisurile cu informaţiile care se comunică din oficiu, precum şi formularele pentru solicitările de informaţii publice şi pentru reclamaţiile administrative;
h) furnizează pe loc, atunci când este posibil, informaţiile publice solicitate;
i) face menţiunile în registrul de petiţii şi în registrul pentru înregistrarea cererilor şi răspunsurilor privind accesul la informaţiile publice;
j) păstrează în mape separate petiţiile şi cererile, precum şi răspunsurile date acestora.

Arhiva şi Registratura
instanţelor de judecată

La fiecare instanţă funcţionează o Registratură şi o Arhivă.
La instanţele cu volum mare de activitate poate funcţiona o Registratură generală, precum şi câte o registratură şi o arhivă pentru fiecare secţie, în baza hotărârilor colegiilor de conducere.
Colegiile de conducere pot hotărî organizarea de arhive distincte pentru completele specializate.
Pe durata procedurii scrise, dosarele se păstrează în Arhivă, pe complete sau în alt mod stabilit de preşedintele instanţei.
Pe durata necesară desfăşurării cercetării procesului, dosarele se păstrează în Arhivă, pe complete şi termene de judecată sau în alt mod stabilit de preşedintele instanţei.
La Registratura generală se întocmesc şi se păstrează:
a) registre generale pentru înregistrarea actelor de sesizare, a dosarelor primite în apel, a dosarelor primite în recurs, a dosarelor primite în contestaţie, a actelor de procedură şi a corespondenţei;
b) borderouri pentru expedierea prin poştă şi condici de predare a dosarelor, actelor de procedură şi a restului corespondenţei.
La instanţele cu volum mare de activitate se poate înfiinţa un compartiment de expediere a corespondenţei, cu următoarele atribuţii:
a) preia citaţiile şi alte acte care se comunică, le aranjează în ordine şi le înscrie în borderoul de expediere;
b) expediază corespondenţa, sub semnătură şi pe bază de evidenţă;
c) completează centralizatorul proceselor-verbale de recepţie şi îl înaintează lunar departamentului economic.
Grefierul arhivar şef coordonează compartimentele arhivă şi registratură, urmăreşte respectarea atribuţiilor de serviciu şi îndeplineşte atribuţiile stabilite de preşedintele instanţei.
La instanţele la care nu există grefier arhivar şef, unul dintre grefierii sau grefierii arhivari, desemnat de preşedintele instanţei, coordonează întreaga activitate de arhivă şi registratură.

Raporturile de serviciu
cu publicul

Personalul instanţelor este obligat să îndeplinească îndatoririle ce îi revin potrivit legii şi regulamentelor.
Pentru depunerea cererilor şi actelor sau obţinerea de informaţii, persoanele interesate se pot adresa, după caz, personalului de la registratură şi arhivă sau biroului de informare şi relaţii publice. În interesul înfăptuirii justiţiei, avocaţii, consilierii juridici, consilierii de probaţiune şi experţii desemnaţi în cauză au prioritate.
În incinta instanţei, în locuri vizibile pentru public, vor fi afişate regulile de conduită, precum şi îndrumări către compartimentele care au relaţii cu publicul.
La aceste compartimente se vor pune la dispoziţia publicului materiale informative ajutătoare pentru o mai bună adresabilitate.
Preşedintele instanţei poate desemna unul sau mai mulţi judecători de serviciu ori unul sau mai mulţi grefieri cu studii superioare care primesc actele de sesizare a instanţei.
Serviciul de registratură primeşte şi înregistrează contractele de mediere şi, respectiv, acordurile de mediere şi ia măsuri pentru a fi înmânate de îndată completului învestit cu soluţionarea cauzei, în vederea suspendării, respectiv a repunerii pe rol a cauzei.
Registratura şi arhiva vor fi deschise zilnic pentru public minimum 4 ore, repartizate în funcţie de programul şedinţelor de judecată. Actele de sesizare a instanţei vor fi depuse în interiorul acestui program, cu excepţia cererilor în materie penală care reclamă urgenţă.
Programul de lucru al instanţelor este de 8 ore zilnic, timp de 5 zile pe săptămână; programul începe, de regulă, la ora 8,00 şi se încheie la ora 16,00.
Programarea în şedinţele de judecată a judecătorilor şi repartizarea pe săli se fac de preşedintele instanţei, la propunerea preşedinţilor de secţie, în raport cu nevoile instanţei şi asigurându-se judecătorilor timpul necesar pregătirii profesionale.
În cazuri excepţionale, în materie penală, şedinţele de judecată pot fi stabilite şi în zile nelucrătoare.
Şedinţele de judecată încep de regulă la ora 8,30, putând fi fixate şi şedinţe succesive, iar în cazuri justificate, şi după-amiaza, conform programării stabilite de preşedintele instanţei.
În caz de amânare a judecării cauzei, atunci când părţile convin, instanţa va putea fixa o oră de strigare a dosarelor pentru termenul următor.
În caz de amânare a judecării cauzei sau a termenelor acordate în continuare nu trebuie afectate şedinţele de judecată şi alte activităţi programate anterior.
Purtarea ecusonului în incinta instanţei este obligatorie pentru personalul auxiliar de specialitate, inclusiv cel conex, şi pentru personalul economico-financiar şi administrativ.
Accesul publicului este permis:
a) în sălile de şedinţă, cu 30 de minute înainte de deschiderea şedinţelor de judecată;
b) la compartimentele care desfăşoară activităţi cu publicul, potrivit programului stabilit.
Programul şedinţelor de judecată şi programul de lucru cu publicul se aduc la cunoştinţă prin afişare la loc vizibil.
Scoaterea din incinta instanţelor a dosarelor, actelor şi lucrărilor, în afara cazurilor prevăzute de lege este interzisă. La solicitarea instituţiilor abilitate, se transmite dosarul sau copia certificată a acestuia în vederea soluţionării unor cauze aflate pe rolul instanţelor sau parchetelor, precum şi pe rolul Curţii de Justiţie a Uniunii Europene sau al Curţii Europene a Drepturilor Omului.
Dosarele şi evidenţele instanţei privitoare la activitatea de judecată pot fi consultate de persoanele care justifică un interes legitim, cu respectarea ordinii de solicitare şi a măsurilor de asigurare a integrităţii documentelor. Cererea cu datele de identificare ale solicitantului se aprobă de persoana care coordonează activitatea compartimentului arhivă.
Au prioritate la consultarea dosarului cauzei, în următoarea ordine: avocaţii, părţile sau reprezentanţii părţilor, experţii şi interpreţii desemnaţi în cauză.
Consilierii de probaţiune au acces în condiţiile legii la dosarul cauzei în care au fost învestiţi de instanţă, fie în faza de judecată prin solicitarea referatului de evaluare, fie în faza execuţional penală prin îndeplinirea tuturor activităţilor specifice sub îndrumarea judecătorului delegat de la compartimentul executări penale.
Accesul reprezentanţilor mass-media la dosarele şi la evidenţele instanţei este permis, în conformitate cu dispoziţiile Legii
nr. 544/2001, cu modificările şi completările ulterioare, şi ale Legii nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, cu modificările şi completările ulterioare, în condiţiile stabilite prin hotărâre a Consiliului Superior al Magistraturii, cu respectarea ordinii de solicitare şi a măsurilor de asigurare a integrităţii documentelor şi numai în măsura în care este posibilă punerea acestora la dispoziţie.
Preşedintele instanţei asigură procurorului de şedinţă, părţilor, reprezentanţilor părţilor, avocaţilor şi celorlalte persoane prevăzute de lege posibilitatea consultării dosarelor.
Când una dintre părţi se află în stare de deţinere, preşedintele completului ia măsuri ca aceasta să îşi poată exercita pe deplin, în tot cursul judecăţii, dreptul de a examina actele dosarului şi de a lua legătura cu avocatul său.
Documentele se studiază numai în arhivă, după identificarea solicitantului, prin verificarea actului de identitate, a procurii sau a delegaţiei şi a legitimaţiei de serviciu sau a altui document similar, în cazul reprezentanţilor mass-media, şi notarea numelui şi prenumelui acestuia. După studiere, se verifică integritatea documentelor, în prezenţa solicitantului.
Obţinerea prin fotografiere a unor copii de pe înscrisuri din dosarele instanţei este permisă. (Expert media Florin FĂINIŞI)