ASPECTE DE ORDINE INTERIOARĂ ALE INSTANŢELOR JUDECĂTOREŞTI

Eliberarea certificatelor şi a copiilor de pe înscrisuri. Restituirea înscrisurilor originale de către instanţele judecătoreşti
Cererile pentru eliberarea certificatelor se rezolvă de către grefierul şef secţie sau, după caz, de către grefierul-şef.
Aceştia dispun întocmirea certificatului de către un grefier sau un grefier arhivar şi eliberarea acestuia, de regulă, în aceeaşi zi.
Certificatul se verifică şi se semnează de grefierul-şef sau, după caz, de grefierul şef secţie şi se înmânează petiţionarului, sub luare de semnătură, sau se expediază prin poştă.
Înainte de a semna certificatul, grefierul-şef sau după caz, grefierul şef secţie verifică dacă s-a achitat taxa judiciară de timbru în condiţiile legii.
Copia certificatului împreună cu cererea petiţionarului se ataşează la dosarul cauzei.
Cererea se înregistrează în registrul de intrare-ieşire a corespondenţei şi, după caz, în registrul general de dosare.
La eliberarea certificatelor referitoare la soluţiile pronunţate de instanţă se va face menţiunea dacă hotărârea respectivă este rămasă definitivă sau irevocabilă, în ce mod, arătându-se şi data de când aceasta a rămas definitivă sau irevocabilă.
Eliberarea copiilor simple de pe hotărâri sau de pe alte acte din dosar se rezolvă de către persoana desemnată de preşedintele instanţei, termenul de eliberare a acestora fiind de cel mult 3 zile.
La cerere se pot elibera copii verificate pentru conformitate, care vor purta ştampila instanţei pe fiecare filă şi se va percepe taxa judiciară de timbru aferentă copiilor legalizate. În acest caz, copiile de pe hotărârile judecătoreşti sau alte acte emise de instanţă vor purta menţiunea „conform cu originalul”, iar copiile de pe alte înscrisuri vor purta menţiunea „conform cu înscrisul aflat la dosar”. Pentru hotărârile judecătoreşti nedefinitive sau desfiinţate se menţionează acest aspect pe copia eliberată.
La eliberarea copiilor de pe hotărâri cu menţiunea că sunt definitive sau irevocabile se arată modul în care acestea au rămas definitive sau irevocabile, precum şi data rămânerii definitive sau irevocabile. În acest scop, grefierul care eliberează copia solicită, dacă este necesar, primei instanţe, informaţii referitoare la evidenţa căilor de atac.
Copiile de pe suportul material sau de pe copiile certificate ale acestuia în cauzele penale se eliberează numai părţilor sau reprezentanţilor acestora, cu încuviinţarea judecătorului de cameră preliminară sau a instanţei de judecată, după caz.
Copiile de pe suporturile electronice din cauzele civile se eliberează, cu încuviinţarea instanţei de judecată.
După rămânerea definitivă a hotărârii, eliberarea copiilor se realizează cu încuviinţarea preşedintelui de secţie sau a preşedintelui instanţei, după caz.
Copiile electronice ale înregistrării şedinţei de judecată se eliberează de grefierul care a participat la şedinţă, în condiţiile legii, cu încuviinţarea completului de judecată.
Restituirea înscrisurilor originale depuse la dosarul cauzei se încuviinţează, pentru dosarele în curs de judecată, de preşedintele completului de judecată, sau, în lipsa acestuia, de un membru al completului, iar pentru dosarele arhivate, de grefierul şef secţie sau, după caz, de grefierul şef al instanţei.
Restituirea înscrisurilor originale se face numai dacă actul poate fi păstrat la instanţă şi în copie, fără ca prin aceasta să se producă o vătămare părţilor din proces.
În vederea obţinerii înscrisului original, petiţionarul va depune o cerere motivată şi o copie, certificată de el însuşi, a actului solicitat.
Copia de pe act se va verifica pentru conformitate şi se va aplica ştampila instanţei pe fiecare filă.
Cererea şi copia actului se vor păstra la dosarul cauzei.

Gestionarea corpurilor delicte şi a valorilor de către instanţele judecătoreşti
Primirea, păstrarea şi eliberarea corpurilor delicte la instanţele de judecată se fac de către grefierul-şef, grefierul şef secţie sau de un alt grefier desemnat de preşedintele instanţei, cu respectarea condiţiilor legale privind ocuparea unei funcţii cu atribuţii de gestiune.
Primirea obiectelor se face pe bază de proces-verbal în care se vor specifica elementele şi caracteristicile de identificare, calitatea sau valoarea lor. În cazul primirii prin poştă, obiectele se identifică după datele înscrise în inventarul însoţitor.
Recipisele de consemnare sunt preluate de grefierul-şef, grefierul şef secţie sau de un alt grefier care lasă în locul lor o notă semnată şi datată; aceste documente se înregistrează în registrul de evidenţă a valorilor.
Păstrarea corpurilor delicte se va face în deplină securitate, obiectele de valori mari fiind ţinute în case de fier sau în dulapuri metalice cu încuietori speciale; fiecare obiect va avea ataşată o etichetă pe care se vor nota numărul dosarului şi poziţia din registrul de evidenţă.
Obiectele cu volum mic se ambalează în pungi sau plicuri, pe care se vor nota datele de identificare.
Restituirea sau păstrarea corpurilor delicte se face în condiţiile şi către persoanele specificate în hotărârea judecătorească, după rămânerea definitivă ori irevocabilă a acesteia.
În cazul în care restituirea nu se poate face persoanei căreia i-au aparţinut bunurile, acestea se vor distruge în condiţiile stabilite prin lege.
Dacă prin hotărâre s-a dispus confiscarea corpurilor delicte, acestea se vor preda compartimentului de valorificare a bunurilor confiscate din cadrul direcţiilor generale ale finanţelor publice judeţene sau a municipiului Bucureşti.
Predarea-primirea bunurilor confiscate în condiţiile alineatului precedent se va face prin încheierea unui proces – verbal, un exemplar din acesta urmând a fi predat instanţei.
Prevederile referitoare la gestionarea corpurilor delicte se aplică în mod corespunzător şi pentru gestionarea mijloacelor materiale de probă, inclusiv a obiectelor de valoare.

Psihologul instanţei
La fiecare curte de apel funcţionează un psiholog, cu specializarea în domeniul de competenţă “psihologia muncii şi organizaţională”.
Psihologul sprijină preşedintele curţii de apel prin exercitarea următoarelor atribuţii:
a) analizează activităţile organizaţionale la nivelul instanţelor judecătoreşti pentru diagnosticarea eventualelor disfuncţionalităţi sistemice, în scopul eficientizării actului de justiţie şi ameliorării condiţiilor de muncă;
b) evaluează cantitatea, calitatea şi eficienţa resurselor umane în scopul optimizării sarcinilor de muncă, reorientării profesionale în cadrul instanţei şi formării anumitor abilităţi profesionale;
c) asigură asistenţa psihologică a personalului instanţelor judecătoreşti pentru facilitarea acomodării cu cerinţele specifice unui anumit post şi a integrării noilor angajaţi în colectivul de lucru;
d) mediază conflictele interpersonale care afectează calitatea relaţiilor de muncă, în vederea diminuării sau rezolvării acestora;
e) elaborează programele de dezvoltare organizaţională;
f) concepe şi/sau asigură utilizarea instrumentelor de diagnoză organizaţională;
g) asigură pregătirea motivaţională şi aptitudinală a resurselor umane – antrenarea motivaţiei intrinseci, capacităţii de memorare, capacităţii de autocontrol, abilităţilor comunicaţionale şi optimizarea atenţiei;
h) îndeplineşte atribuţiile corespunzătoare sferei sale de competenţă privind sănătatea şi securitatea în muncă;
i) îndeplineşte orice alte sarcini primite de la preşedintele curţii de apel, în sfera sa de competenţă.
Preşedintele curţii de apel stabileşte calendarul activităţilor pe care psihologul le realizează la curtea de apel şi la instanţele din circumscripţia curţii de apel, având în vedere şi solicitările preşedinţilor instanţelor arondate.
Psihologul asigură consilierea psihologică, la cerere, a personalului curţii de apel şi al instanţelor din circumscripţia acesteia în cazul confruntării cu situaţii existenţiale critice, inclusiv de natură profesională, în vederea optimizării performanţiale şi asigurării confortului personal şi interpersonal în mediul organizaţional.
Psihologul poate participa în comisiile de examinare/reexaminare psihologică la concursurile/examenele organizate de către Consiliul Superior al Magistraturii sau de către curţile de apel.
Psihologul poate participa în proiectele organizate de către Consiliul Superior al Magistraturii,
Psihologul are obligaţia de a păstra confidenţialitatea datelor deţinute în exercitarea funcţiei.
Psihologul întocmeşte un raport anual asupra activităţii sale, pe care îl prezintă preşedintelui curţii de apel.

Consilierul Juridic al Instanţei
La fiecare curte de apel funcţionează, sub coordonarea preşedintelui, un consilier juridic. Consilierul juridic poate funcţiona şi la tribunale.
Consilierul juridic sprijină preşedintele curţii de apel prin exercitarea următoarelor atribuţii:
a) reprezintă instanţa şi apără drepturile şi interesele acesteia în faţa autorităţilor publice, instituţiilor de orice natură, precum şi în faţa oricărei persoane juridice sau fizice, formulând, în acest sens, acţiuni, cereri, întâmpinări şi alte lucrări;
b) verifică legalitatea actelor cu caracter juridic şi administrativ primite spre avizare;
c) avizează şi contrasemnează actele cu caracter juridic;
d) asigură redactarea proiectelor de contracte şi negocierea clauzelor legale contractuale;
e) asigură redactarea de acte juridice, atestarea identităţii părţilor, a consimţământului, a conţinutului şi a datei actelor încheiate care privesc instanţa în favoarea căreia consilierul juridic exercită profesia;
f) semnează la solicitarea conducerii, în cadrul reprezentării, documentele cu caracter juridic emanate de instituţia reprezentată;
g) asigură asistenţă instanţei în favoarea căreia îşi exercită profesia;
h) întocmeşte puncte de vedere cu privire la orice problemă solicitată de către conducerea instanţei;
i) îndeplineşte orice atribuţii prevăzute de lege sau stabilite de preşedintele Instanţei, în sfera sa de competenţă,
Consilierul juridic sprijină activitatea specifică a instanţelor din circumscripţia curţii de apel.

Organizarea documentării juridice şi a bibliotecilor
Compartimentul de documentare ţine evidenţa legislaţiei, a jurisprudenţei, precum şi gestiunea bibliotecii.
La fiecare instanţă se pot ţine exemplare de control din coduri şi celelalte acte normative importante, de aplicare frecventă, ce se vor stabili de către preşedintele instanţei.
Exemplarele de control vor fi actualizate prin ataşarea tuturor modificărilor.
La instanţe pot fi utilizate şi programe de evidenţă informatizată a legislaţiei.
Pentru fiecare instanţă se vor face abonamente la Monitorul Oficial al României şi la reviste de specialitate.
La curţile de apel şi tribunale se va organiza activitatea de documentare, care va fi coordonată şi controlată de către preşedintele instanţei.
Preşedinţii curţilor de apel şi ai tribunalelor vor lua măsuri pentru achiziţionarea, în limita fondurilor disponibile, a culegerilor de decizii ale Curţii Constituţionale, jurisprudenţei Înaltei Curţi de Casaţie şi Justiţie, a curţilor de apel, precum şi a jurisprudenţei Curţii Europene pentru Drepturile Omului şi a Curţii Europene de Justiţie.
Fondurile de tipărituri aflate în dotarea instanţelor se înregistrează şi se păstrează după cum urmează:
a) Monitorul Oficial al României, Partea I, se păstrează în mape cu clasor, în ordine cronologică; mapele se ţin la bibliotecă atât timp cât este necesar, după care pot fi ţinute la arhivă;
b) cărţile din bibliotecă se înscriu în registrul de inventar, potrivit normelor de înregistrare stabilite;
c) publicaţiile periodice vor fi înscrise într-un registru de inventar propriu; la primirea fiecărui număr de revistă, acesta va fi înregistrat pe pagina rezervată publicaţiei respective. Totodată, se va menţiona pe pagina de titlu a publicaţiei numărul de ordine din registrul de inventar.
Cărţile şi revistele din fondul bibliotecii pot fi împrumutate numai personalului instanţei. Judecătorii altor instanţe şi consilierii de probaţiune pot să consulte cărţile şi publicaţiile din biblioteca instanţei.
Cărţile şi revistele împrumutate se înscriu în registrul de împrumut, în care fiecare cititor va avea partida sa pe o filă separată. Cei vinovaţi de deteriorarea sau pierderea lucrărilor împrumutate vor fi obligaţi la plata contravalorii acestora, potrivit normelor legale.
Asupra activităţii bibliotecii se va întocmi o dată pe an o dare de seamă statistică.
Bibliotecile sunt gestionate de bibliotecar sau, în lipsa acestuia, de grefierul documentarist sau de un grefier desemnat de preşedinte.
Gestionarul bibliotecii are obligaţia să urmărească permanent ca toate publicaţiile periodice la care instanţa este abonată să fie primite cu regularitate şi înregistrate în registrul de inventar.
Abonamentele la Monitorul Oficial al României, la colecţiile de legi şi la revistele juridice se fac de către curţile de apel şi tribunale.
Modelul registrului de inventar al bibliotecii, cel al registrului de împrumut şi cel al dării de seamă asupra activităţii bibliotecii sunt cele stabilite de instituţiile competente. (Expert media Florin FĂINIŞI)