Completele pentru soluţionarea, în primă instanţă, a cauzelor privind conflictele de muncă şi asigurări sociale se constituie dintr-un judecător şi 2 asistenţi judiciari dintre asistenţii judiciari numiţi potrivit legii.
Asistenţii judiciari participă la deliberare cu vot consultativ şi semnează hotărârile pronunţate. Opinia acestora se consemnează în hotărâre, iar opinia separată se motivează.
Asistenţii judiciari sunt datori să studieze temeinic dosarele în cauzele la a căror soluţionare participă, să respecte programarea şedinţelor stabilită de preşedintele tribunalului şi să se conformeze dispoziţiilor date în aplicarea legii şi regulamentelor.
Când în compunerea completului de judecată intră şi asistenţi judiciari, preşedintele completului îl va putea desemna pe unul dintre aceştia să redacteze hotărârea.
Activitatea compartimentelor auxiliare ale instanţelor judecătoreşti
La instanţe funcţionează personal auxiliar de specialitate şi conex, personal contractual şi funcţionari publici.
Toate instanţele au câte o grefă, o registratură, o arhivă, o bibliotecă şi un birou de informare şi relaţii publice.
Curţile de apel şi tribunalele au şi câte un departament economico-financiar şi administrativ, condus de un manager economic.
Departamentul economico-financiar şi administrativ din cadrul curţilor de apel şi al tribunalelor asigură activitatea economică, financiară şi administrativă a instanţelor la care funcţionează. Pentru tribunalele specializate şi judecătorii această activitate este asigurată de departamentul economico-financiar şi administrativ de la tribunalul în a cărui circumscripţie funcţionează.
Curţile de apel au şi un compartiment de documentare şi un compartiment de informatică juridică, structuri ce pot fi înfiinţate şi la nivelul tribunalelor, tribunalelor specializate şi al judecătoriilor.
Instanţele au în structură şi un compartiment de documente clasificate, organizat potrivit legii.
La curţile de apel pot funcţiona managerul public şi alte categorii de personal ale căror atribuţii sunt stabilite în baza legilor speciale şi dispoziţiilor conducătorului instanţei.
La curţile de apel şi tribunale pot funcţiona consilieri juridici.
Grefa, registratura şi arhiva efectuează operaţiuni privind primirea, înregistrarea şi expedierea corespondenţei, îndosarierea actelor, păstrarea registrelor, precum şi alte lucrări cu caracter auxiliar, necesare bunei desfăşurări a activităţii instanţelor.
Activitatea personalului auxiliar de specialitate şi conex, a funcţionarilor publici şi a personalului contractual care funcţionează în cadrul instanţelor este supusă controlului ierarhic.
Atribuţiile personalului sunt cuprinse în fişele posturilor, întocmite de conducătorul compartimentului în care acesta funcţionează.
Pentru personalul auxiliar de specialitate şi personalul conex, fişa postului se întocmeşte de prim-grefier sau, după caz, de grefierul-şef.
Pentru personalul de specialitate informatică, fişa postului se întocmeşte de specialistul IT şef sau, acolo unde nu există specialist IT şef, de specialistul IT desemnat de preşedintele instanţei pentru coordonarea compartimentului informatică, cu avizul Direcţiei tehnologia informaţiei din cadrul Ministerului Justiţiei.
Pe perioada desemnării unui specialist IT să îndeplinească anumite sarcini la un tribunal specializat sau la o judecătorie, activitatea se desfăşoară sub îndrumarea preşedintelui instanţei la care a fost desemnat, în ceea ce priveşte activităţile pe care le exercită la această instanţă.
Pentru personalul din departamentul economico-financiar şi administrativ, fişa postului se întocmeşte de managerul economic.
Fişele posturilor se aprobă de preşedintele instanţei.
Pentru prim-grefierul sau, după caz, grefierul-şef şi pentru managerul economic, fişa postului se întocmeşte de preşedintele instanţei. Pentru specialistul IT şef şi coordonatorul compartimentului informatică, fişa postului se întocmeşte de preşedintele instanţei, cu avizul Direcţiei tehnologia informaţiei din cadrul Ministerului Justiţiei.
Pentru psihologul instanţei, consilierul juridic şi consilierul pentru informaţii publice, acolo unde există, fişa postului se întocmeşte de către preşedintele instanţei.
Personalul auxiliar de specialitate şi conex, personalul contractual şi funcţionarii publici sunt obligaţi să respecte programul de lucru, să efectueze lucrările în termenele stabilite, să îndeplinească toate îndatoririle ce le revin potrivit legilor şi regulamentelor.
Prezentarea la serviciu după orele legale de program, părăsirea locului de muncă în timpul programului de activitate, precum şi învoirile care nu depăşesc durata unei zile de muncă se aprobă de preşedintele instanţei sau, după caz, de preşedintele de secţie.
Personalul auxiliar de specialitate şi conex, precum şi cel din departamentul economico-financiar şi administrativ este obligat să respecte secretul cu privire la informaţiile obţinute în cursul îndeplinirii atribuţiilor lor, care nu sunt destinate publicităţii.
Personalul acestor compartimente trebuie să îndeplinească îndatoririle de serviciu fără părtinire, să se manifeste calm, demn şi politicos cu părţile din proces, cu martorii, avocaţii şi alte persoane cu care intră în contact în calitate oficială.
Atunci când apreciază că nu are competenţa, potrivit fişei postului, să soluţioneze anumite cereri, personalul auxiliar de specialitate şi conex va aduce de îndată la cunoştinţă prim-grefierului sau, după caz, grefierului-şef ori specialistului IT şef aceste cereri, iar personalul din departamentul economico-financiar şi administrativ va sesiza managerul economic.
Activitatea personalului auxiliar de specialitate şi conex, precum şi a celui din departamentul economico-financiar şi administrativ se desfăşoară sub coordonarea şi controlul preşedintelui instanţei.
Persoanele cu atribuţii de control verifică cel puţin trimestrial efectuarea în termen a lucrărilor şi calitatea acestora şi consemnează constatările şi propunerile în registrul de control.
Grefa
Preşedintele instanţei repartizează personalul pe secţii şi compartimente auxiliare, în raport cu pregătirea profesională şi cu experienţa fiecăruia.
Preşedintele curţii de apel numeşte, prin decizie, specialiştii IT şefi, prim-grefierii, grefierii-şefi, grefierii şefi secţii şi grefierii arhivari şefi ai curţii de apel şi ai instanţelor din circumscripţia acesteia, în condiţiile legii. Prim-grefierul, grefierul-şef şi grefierul şef secţie nu participă, de regulă, în şedinţe de judecată.
Prim-grefierii curţilor de apel, ai tribunalelor şi ai tribunalelor specializate au următoarele atribuţii: a) coordonează şi controlează activitatea personalului auxiliar de specialitate şi a personalului conex, atât al instanţei la care funcţionează, cât şi al instanţelor din circumscripţie, personal sau prin grefieri cu funcţii de conducere desemnaţi; b) întocmesc fişele posturilor pentru personalul auxiliar de specialitate şi pentru personalul conex; c) coordonează şi urmăresc uniformizarea înregistrărilor statistice în colaborare cu departamentul de specialitate din cadrul Consiliului Superior al Magistraturii;
d) asigură evidenţa şi gestionarea datelor şi documentelor ce nu sunt destinate publicităţii şi verifică modul în care se asigură securitatea lucrărilor; e) întocmesc şi contrasemnează corespondenţa cu caracter administrativ a instanţei; f) ţin registrele speciale prevăzute de lege pentru instanţa la care funcţionează; g) păstrează registrul de control al curţii şi iau măsuri ca un registru de control să se păstreze la fiecare secţie a curţii şi la instanţele din circumscripţia acesteia;
h) duc la îndeplinire măsurile stabilite pentru asigurarea pazei sediului instanţei, securităţii bunurilor, pazei contra incendiilor şi protecţiei muncii; i) verifică modul în care se respectă regulile de acces al publicului în incinta instanţei; j) întocmesc acte de constatare a neregulilor evidenţiate în activitatea personalului auxiliar de specialitate şi conex controlat şi sesizează preşedintele instanţei pentru luarea măsurilor corespunzătoare; k) urmăresc respectarea de către personalul auxiliar de specialitate şi conex al instanţelor a normelor de conduită în raporturile cu avocaţii şi cu publicul;
l) îndrumă şi verifică evidenţa şi gestiunea bibliotecii; m) ţin evidenţa concediilor personalului şi întocmesc situaţiile lunare cu prezenţa zilnică a personalului curţii de apel, tribunalului sau tribunalului specializat, după caz, pe care le trimit compartimentului financiar-contabil; n) organizează şi supraveghează activitatea de arhivare electronică a dosarelor, în funcţie de resursele disponibile.
Prim-grefierii curţilor de apel ţin registrele privind activitatea comisiei de cercetare a averilor constituită la nivelul instanţei şi evidenţa executorilor judecătoreşti.
Prim-grefierii tribunalelor ţin registrele privind persoanele juridice, evidenţa traducătorilor şi interpreţilor autorizaţi.
Prim-grefierul Tribunalului Bucureşti ţine registrele privind partidele politice şi alte formaţiuni politice.
Prim-grefierul îndeplineşte orice alte atribuţii de serviciu date de preşedintele instanţei, potrivit legii.
În cazul instanţelor cu volum mare de activitate, unele atribuţii ale prim-grefierului pot fi delegate unui alt grefier, prin decizie a preşedintelui instanţei.
În lipsa prim-grefierului curţii de apel, al tribunalului sau al tribunalului specializat, unul dintre grefierii şefi secţie sau, după caz, un grefier, desemnat de preşedintele instanţei, îl va înlocui în toate atribuţiile sale.
Grefierul şef secţie are următoarele atribuţii: a) supraveghează şi verifică lucrările întocmite de personalul auxiliar al secţiei;
b) supraveghează, controlează lunar şi îndrumă activitatea grefierilor secţiei cu privire la comunicarea în termenul prevăzut de lege a minutelor şi hotărârilor judecătoreşti şi la comunicarea cererilor şi actelor procedurale prevăzute de lege; c) supraveghează accesarea bazelor electronice de date deţinute de organele administraţiei de stat la instanţele la care există secţii; d) ajută persoana desemnată la repartizarea aleatorie a cauzelor; e) ţine evidenţa soluţiilor pronunţate privind recuzarea şi abţinerea;
f) propune preşedintelui de secţie repartizarea grefierilor în şedinţele de judecată; g) organizează şi urmăreşte tehnoredactarea în termen a hotărârilor întocmite de judecătorii secţiei, ţine registrul de evidenţă a redactării hotărârilor secţiei şi păstrează mapele de hotărâri; h) verifică dosarele secţiei înainte de trimiterea lor altor organe judiciare, cu respectarea dispoziţiilor regulamentare;
i) participă, conform programării, la şedinţele de judecată, ca grefier de şedinţă; j) urmăreşte modul de întocmire şi de comunicare a actelor procedurale prevăzute de lege pentru publicarea în BPI şi transmiterea acestor acte procedurale pe suport hârtie şi electronic către Oficiul Registrului Comerţului, în vederea publicării acestora în BPI, precum şi realizarea celorlalte comunicări sau notificări în termen legal; k) ţine evidenţa şi gestionează titlurile de valoare şi obiectele ce servesc ca mijloc de probă în cauzele aflate pe rolul secţiei; l) verifică şi semnează pentru conformitate copiile legalizate şi certificatele întocmite; m) certifică, în cazurile prevăzute de lege, copiile după actele din dosarele secţiei, inclusiv în materia insolvenţei; n) ţine registrele de evidenţă privind arestarea preventivă şi celelalte registre în materie penală, cu excepţia celor date în competenţa grefierului delegat cu efectuarea lucrărilor de executări penale; o) ţine registrul special privind evidenţa practicii instanţelor de control judiciar, în care înregistrează toate dosarele sosite din căile de atac; p) supraveghează şi verifică modul de completare şi păstrare a evidenţelor secţiei; q) verifică şi supraveghează modul de înregistrare a şedinţelor de judecată, prin mijloace tehnice audio sau video, în condiţiile legii; r) coordonează şi supraveghează activitatea grefierilor delegaţi şi evidenţele ţinute de aceştia; s) întocmeşte situaţiile lunare cu prezenţa zilnică a personalului auxiliar al secţiei, pe care le trimite compartimentului de specialitate, şi se îngrijeşte de aprovizionarea secţiei cu materialele necesare; ş) verifică păstrarea în bune condiţii a dosarelor şi a lucrărilor de punere în executare a hotărârilor penale sau civile.
Grefierul şef secţie îndeplineşte, în limitele funcţiei, alte sarcini de serviciu date de preşedintele secţiei sau de preşedintele ori vicepreşedintele instanţei, conform legii.
În cazul secţiilor cu volum mare de activitate, unele atribuţii ale grefierului şef secţie pot fi delegate unui alt grefier, prin decizie a preşedintelui instanţei.
Grefierul-şef al judecătoriei îndeplineşte şi următoarele atribuţii:
a) ţine evidenţa şi gestionează bunurile instanţei; b) se îngrijeşte de buna desfăşurare a activităţilor gospodăreşti şi de aprovizionarea instanţei cu materialele necesare; c) are în păstrare dosarele administrative şi biblioteca instanţei; d) ţine registrul privind persoanele ocrotite; e) verifică sau, după caz, întocmeşte înregistrările statistice.
Grefierul care participă la şedinţa de judecată are următoarele atribuţii: a) participă la şedinţele de judecată, îndeplinind atribuţiile prevăzute de lege şi de regulament, sub coordonarea şi controlul preşedintelui completului de judecată; b) întocmeşte citaţiile şi actele de procedură dispuse de completul de judecată;
c) completează borderourile şi predă corespondenţa pentru expediere; d) realizează citarea şi încunoştinţarea părţilor şi comunicarea actelor prin telefon, telegraf, prin poştă electronică sau fax sau prin alte mijloace prevăzute de lege şi întocmeşte referatul privind modalitatea de încunoştinţare sau comunicare şi obiectul acesteia, care se ataşează la dosar; e) completează condica şedinţelor de judecată, în care se trec dosarele din şedinţa respectivă, în ordinea înscrisă în lista cauzelor, cu următoarele menţiuni: numărul curent, numele sau denumirea părţilor, numărul dosarului şi obiectul cauzei, termenul acordat, cu indicarea motivului amânării cauzei; în cazul amânării pronunţării, se va indica data acesteia;
f) completează toate câmpurile din sistemul ECRIS; g) comunică minutele şi hotărârile judecătoreşti în termenul prevăzut de lege; h) tehnoredactează lucrările repartizate de conducerea instanţei şi hotărârile judecătoreşti, iar la solicitarea membrilor completului de judecată şi sub îndrumarea acestora, şi proiecte de hotărâri, pe baza modelului dat de aceştia; hotărârile vor cuprinde, în final, iniţialele redactorului, ale tehnoredactorului, data tehnoredactării şi numărul de exemplare; la instanţele de control judiciar se trece, în plus, compunerea completului de judecată al instanţei a cărei hotărâre este supusă controlului judiciar; i) transmite către Institutul Naţional al Magistraturii şi către Agentul Guvernamental pentru Curtea de Justiţie a Uniunii Europene copii conforme cu originalul şi în format electronic word ale încheierilor de sesizare a Curţii de Justiţie a Uniunii Europene cu întrebări preliminare, ale hotărârilor pronunţate de instanţele naţionale în aceste cauze, inclusiv în căile de atac, precum şi ale încheierilor prin care s-au respins cererile de sesizare a Curţii de Justiţie a Uniunii Europene.
Grefierul care participă la şedinţa de judecată stabilit pentru completul căruia i s-a repartizat aleatoriu dosarul întocmeşte, pe baza dispoziţiilor date de complet, toate comunicările prevăzute de lege înainte de fixarea primului termen de judecată, completează borderourile, dacă nu există o persoană desemnată cu atribuţii privind expedierea actelor de procedură, şi predă corespondenţa în vederea expedierii, redactează încheierile şi toate actele de procedură prevăzute de lege.
Grefierul evidenţiază dovezile de comunicare şi data primirii comunicărilor în aplicaţia ECRIS şi le prezintă completului de judecată, împreună cu dosarul.
Grefierul urmăreşte termenele prevăzute de lege pentru efectuarea modificărilor sau completărilor la cererea de chemare în judecată, pentru depunerea întâmpinării şi a răspunsului la întâmpinare, şi informează completul de judecată cu privire la împlinirea acestora.
Procedura de citare, redactarea încheierilor sau a altor acte efectuate în procedura prevăzută de art. 200 alin. (7) şi (8) din Codul de procedură civilă se realizează de grefierul stabilit pentru completul căruia i-a fost repartizată aleatoriu cererea de reexaminare.
Grefierul preia din arhivă şi păstrează dosarele pe durata necesară efectuării actelor de procedură şi studiului dosarului de către completul de judecată.(Expert media Florin FĂINIŞI)
Numărul 808
