STUDENŢII ÎNTREABĂ. PROFESORII RĂSPUND.

Astăzi răspunde, de la Facultatea de Inginerie şi Informatică, prof. univ. dr. Marius Daniel MAREŞ

Informaţia economică. Sistem informatic integrat.
Noţiuni despre fişiere şi teoria bazelor de date.

Pentru cunoaşterea şi gestionarea eficientă a unei unităţi economice este necesară parcurgerea mai multor etape: delimitarea obiectivelor; identificarea evenimentelor şi faptelor care generează date; stabilirea purtătorilor materiali de informaţie; stabilirea metodelor şi instrumentelor prin care se culeg, se înregistrează şi se prelucrează datele, precum şi a modalităţilor de transfer al acestora către destinatar.

• Ce se înţelege prin Informaţie economică?
Informaţia economică aduce cunoştinţe cu privire la resursele economice şi la producţia, repartiţia, schimbul şi consumul de rezultate. Planificarea, organizarea şi controlul asupra activităţii economice şi sociale se realizează în funcţie de aceste informaţii, obţinute sub forma lor activă, pasivă sau previzionară. Informaţia contabilă, parte a informaţiei economice, vehiculează cunoştinţe de reflectare şi control privitoare la situaţia patrimoniului, entitate economică şi juridică de gestiune a valorilor materiale şi băneşti. După forma de reprezentare, informaţia contabilă poate fi cantitativă, reflectând starea în care se află elementele patrimoniale, sau valorile definite prin raportări, şi calitativă, indicând felul şi natura elementului patrimonial la care se referă informaţia. În mod concret, informaţia contabilă se identifică cu datele financiar-contabile furnizate de documentele contabile şi cu indicatorii economico-financiari privind resursele şi rezultatele obţinute. Potrivit concepţiei economice, ce consideră patrimoniul ca totalitate a bunurilor economice şi a rezultatelor folosirii acestora, informaţia de natură economică se referă la: costurile de fabricaţie a bunurilor, de executare a lucrărilor sau de prestare a serviciilor, nivelul de rentabilitate realizat în urma vânzării lor pe piaţă, modul cum evoluează situaţia datoriilor, a creanţelor, a costurilor de producţie. Împrejurările economice complexe, dialogul permanent cu mulţimea consumatorilor de informaţie contabilă care refuză uniformizarea imaginii contabile, a modelelor tradiţionale ce continuă să producă imagini contabile destinate să satisfacă nevoi care sunt cunoscute a priori, au condus la construirea unor modele contabile noi, la o schimbare a misiunii sistemelor contabile. Se urmăreşte obţinerea şi cercetarea unităţilor elementare de informaţie, mai bogate în informaţie decât orice sinteze. Procesul de agregare, folosit pentru produ-cerea de imagini standard în spiritul teoriei valorii, antrenează o pierdere de informaţie.

• Cum definim şi ce înţelegem prin Sistem informatic integrat?
Sistemul informaţional economic poate fi definit ca un sistem integrat de oameni de specialitate, mijloace şi procedee adecvate, privind culegerea şi înregistrarea datelor tehnico-economice şi financiare, care privesc patrimoniul unităţilor şi economiei naţionale în ansamblul acestora, prelucrarea şi analiza acestora, obţinerea de informaţii utile în vederea conducerii şi gestionării eficiente a acestuia, stocarea şi păstrarea datelor şi a informaţiilor pentru documentări şi controale ulterioare. Sistemul informatic este un ansamblu structurat şi corelat de proceduri şi echipamente electronice de calcul, care permit culegerea, transmiterea şi prelucrarea datelor, obţinerea de informaţii. Sistemul informatic lărgeşte câmpul de acţiune al sistemului informaţional, îi potenţează valenţele, îmbunătăţindu-l sub aspect calitativ. Odată cu evoluţia sistemelor electronice de calcul, sistemul informatic tinde să se suprapună sistemului informaţional ca sferă de cuprindere. Mai mult, dacă se include în sfera sistemului informatic activitatea de conducere a proceselor tehnologice cu ajutorul calculatoarelor de proces, sfera sistemelor informatice va depăşi sfera sistemelor informaţionale. Deschiderea spre economia de piaţă şi cercetarea fenomenelor economice din multiple puncte de vedere au condus la o nouă viziune asupra informaţiei contabile. Urmărindu-şi propriile interese, agenţii economici trebuie să-şi cunoască situaţia patrimoniului, capacitatea acestuia de a genera profit. Aceasta se realizează cu ajutorul unei contabilităţi reale, operative şi ştiinţific organizate, cât şi cu ajutorul controlului financiar, organizat şi exercitat în mod exigent şi competent. Suporturile datelor şi informaţiilor sunt mijloace materiale cu ajutorul cărora sunt vehiculate şi stocate informaţii.

• Ştim că datele şi informaţiile proprii circuitului economic al patrimoniului sunt consemnate în documente. Ce fel de documente?
În raport de modul de întocmire şi rolul lor în cadrul sistemului informaţional, documentele pot fi justificative, de evidenţă contabilă sau de sinteză şi raportare. Formularele folosite ca documente de natură economică pot fi tipizate şi netipizate. Conţinutul, forma şi formatul formularelor tipizate sunt definite de conţinutul informaţiei consemnate, de caracterul repetitiv sau condiţiile în care se produc operaţiile economico-financiare. Formularele netipizate sunt suporturi de informaţii ale căror utilizare rămâne la latitudinea agentului economic şi în care conţinutul, forma şi formatul nu sunt prestabilite. După cum se cunoaşte, orice operaţie patrimonială se consemnează în momentul efectuării ei într-un act înscris, care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. Astfel, se asigură datele de intrare în sistemul informaţional economic şi se fundamentează înregistrarea proprie contului.
Documentele justificative asigură datele de intrare în sistemul informaţional contabil, consemnează operaţiile economice şi financiare în momentul efectuării lor, cu scopul de a servi ca dovadă a înfăptuirii lor şi ca instrument de fundamentare a înregistrării contabile. Acestea sunt supuse procesului de prelucrare, ce constă în sortare pe operaţii, exprimare în acelaşi simbol monetar, precontabilizare prin cumularea mai multor documente justificative, verificarea aritmetică, de formă şi de fond. În vederea înregistrării în contabilitatea sintetică şi analitică, se efectuează analiza şi contarea documentelor justificative, indicându-se simbolurile conturilor în care urmează să se reflecte operaţia. Din punct de vedere metodologic, înregistrarea în contabilitate se face cronologic, după data de întocmire sau de intrare în unitate şi, sistematic, în registrele deschise pe feluri de conturi. Conţinutul documentelor justificative este format din următoarele elemente: denumirea, numărul şi data documentului, denumirea şi sediul unităţii patrimoniale, menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiei, conţinutul operaţiei economice, datele cantitative şi valorile aferente operaţiei, semnăturile persoanelor care răspund. Documentele de evidenţă financiar-contabilă realizează înregistrarea şi stocarea datelor în structura proprie contului şi a sistemului de conturi. Datele-sursă privind operaţiile economice consemnate în documentele justificative sunt înregistrate în ordine cronologică şi grupate în registrele contabile. Prin registrele contabile se formează şi materializează înregistrările proprii sistemului de conturi. În condiţiile folosirii unor tehnici de prelucrare diferite, ceea ce diferenţiază un registru de altul este forma de prezentare a informaţiei, conţinutul rămânând acelaşi. Principalele registre ce se folosesc în contabilitate sunt: registrul jurnal, registrul inventar şi cartea mare. Documentele de sinteză şi raportare reprezintă un sistem de indicatori economico-financiari, ce caracterizează situaţia patrimoniului şi rezultatele obţinute. Se com-pun din: bilanţul contabil, contul de rezultate, anexa la bilanţ şi raportul de gestiune. Prin intermediul lor, se centralizează şi transmit informaţiile înregistrate în sistemul de conturi. Interfaţa între documentele contabile se reali-zează prin forma de contabilitate, reprezentată printr-un sistem de formulare, corelate între ele, care servesc la înregistrarea şi prelucrarea, după anumite reguli, a datelor privind starea şi mişcarea elementelor patrimoniale. Formele de contabilitate adoptate sunt: forma centralizată sau pe jurnale multiple, forma maestru-şah şi forma informatică. În cadrul fiecăreia se folosesc aceleaşi genuri de jurnale, dar se disting prin modul de prelucrare a datelor şi prin structura registrelor contabile folosite.

• Pe ce se bazează programarea?
Programarea (planificarea) şi previziunea diferitelor activităţi se bazează atât pe cunoaşterea legislaţiei şi literaturii economico-financiare, cât şi pe informaţiile obţinute din evidenţa economică, privind existenţa diferitelor elemente de patrimoniu şi activităţi desfăşurate în perioada precedentă. La întocmirea unor programe şi prevederi raţionale, eficiente, este necesar să se ţină cont şi de noile obiective economice, politice şi sociale, de probleme de strategie şi de tactică, pe perioade de timp lung şi scurt, de desfăşurarea normală a diferitelor activităţi în prezent şi în viitor.
În general, informaţiile de programare, planificare şi previziune au un caracter relativ sintetic, dar sunt obţinute de cele mai multe ori pe baza calculelor analitice. Cele mai importante programe la nivel de întreprindere sunt: programe de investiţii, care conţin cel puţin două părţi: sursele de finanţare a investiţiilor şi, respectiv, categoriile mari şi de detaliu de active imobilizate care trebuie procurate; programe de aprovizionare şi vânzare de bunuri, servicii şi de marketing; programe de cercetare-dezvoltare, care stabilesc atât sursele, cât şi obiectivele de realizat; programe de producţie şi costuri, care vor conţine detalii suficiente în cazul activităţilor de bază; programe de salarizare şi personal, inclusiv de contribuţii la asigurările sociale ale unităţii şi ale salariaţilor, precum şi alte activităţi, cheltuieli şi venituri destinate acţiunilor social-culturale ale unităţii; programe de impozite, taxe şi alte sume cuvenite bugetului statului şi celui de asigurări sociale, inclusiv eventualele subvenţii pe care unitatea le solicită de la bugetul statului; bugetul de venituri şi cheltuieli al unităţii şi al subunităţilor, reprezentând o sinteză a celorlalte programe, corelat cu cifra de afaceri, cu profitul şi cu modul de repartizare a acestuia; programe de creştere sau descreştere a capitalurilor proprii; programe de încasări şi plăţi, de credite obţinute şi acordate etc. Întocmirea acestor programe trebuie să respecte următoarele condiţii: să fie reale; să conţină suficiente detalii, astfel încât să se poată realiza definirea sarcinilor de realizare pe compartimente, precum şi răspunderi în caz de nerealizare. Întocmirea de programe şi previziuni, cu respectarea condiţiilor menţionate, constituie o premisă importantă pentru organizarea raţională a sistemului de evidenţă economică şi urmărirea, în bune condiţii, a modului de realizare a obiectivelor unităţii şi a sarcinilor fiecărui compartiment. Proiectarea se realizează în mod interactiv, calitatea interfeţei utilizator fiind primordială. Sistemul trebuie să fie capabil să răspundă cerinţelor de modificare interactivă a datelor din bază, să modifice chiar schema în evoluţia ei. Mijloacele de prelucrare a datelor economice reprezintă ansamblul de tehnici şi echipamente de culegere, prelucrare şi transmitere a informaţiilor. Definirea informaticii ca ştiinţă a prelucrării raţionale se bazează pe faptul că tratează informaţia prin structura ei formală şi utilizează tehnici specifice neţinând seama de aspectul semantic al informaţiei, ci doar de modul de reprezentare formală a acesteia (aspectul sintactic). Metodele şi procedurile de prelucrare se referă la partea logică a prelucrării datelor în vederea obţinerii informaţiilor. Evoluţia tehnicii de calcul a adus o varietate de procedee pentru obţinerea şi prelucrarea datelor, în vederea utilizării lor în gestionarea unei unităţi economice. Mai mult, se poate asigura simularea evoluţiei diverşilor indicatori sub acţiunea factorilor de influenţă. Studiul mediului concurenţial demarează prin stabilirea firmelor concurente, incluzând organizaţiile care intenţionează să pătrundă pe piaţă şi producătorii de produse substitute. Pentru Analiza internă, se utilizează auditul financiar, care permite analizarea exhaustivă a aspectelor pozitive şi negative specifice fiecărei funcţii majore. Fundamentarea strategiei permite managerului să adopte soluţii de dezvoltare a activităţii firmei, să o menţină la acelaşi nivel sau să o restrângă.
Elementul nodal – sistemul informaţional – permite alcătuirea unor magistrale de circulaţie prioritară, cu scopuri de actualizare a deciziei şi de dezagregare pe centre de responsabilitate. Sistemul operant urmăreşte producerea de rezultate pe baza intrărilor din mediul extern, adaptându-şi activitatea în funcţie de deciziile specifice primite.

• Care sunt tehnicile de organizare a datelor în colecţii de date?
Tehnicile de organizare a datelor în colecţii de date sunt: fişierul şi baza de date. Fişierul de date poate fi definit ca fiind o colecţie de date memorată pe un suport tehnic într-o succesiune de înregistrări. Accesul la o înregistrare din fişier poate fi realizat prin parcurgerea înregistrărilor fişierului în secvenţa în care au fost stocate (acces secvenţial) sau pe baza unei chei de identificare care să permită localizarea rapidă a înregistrării (acces direct).
Pentru o astfel de localizare rapidă este necesară indexarea fişierelor. Acest mod de organizare a datelor era specific aplicaţiilor realizate cu ajutorul limbajelor de programare (COBOL, PASCAL, BASIC). Sistemele informatice utilizate în trecut (şi pe scară foarte redusă în prezent), utilizau date organizate în fişiere. Organizarea datelor în fişiere prezintă dezavantajele: • Redundanţă ridicată (stocarea aceloraşi date în mai multe fişiere); • Dificultăţi de acces la date. Aceleaşi date fiind exploatate de mai mulţi utilizatori, erau necesare operaţii suplimentare de sortare, fuziune, ventilare etc.; • Izolarea datelor, în sensul că nu pot fi scrise programe care să acceseze datele într-o manieră globală; • Actualizarea datelor prin adăugare, modificare, ştergere creează conflicte când mai mulţi utilizatori doresc să modifice simultan aceleaşi date; • Dependenţa programelor faţă de date, deoarece datele se descriu în programe. Modificările din structura datelor determină corecturi la nivelul programelor; • Imposibilitatea de a obţine răspunsuri rapide la probleme neprevăzute; • Fiecare dată este descrisă independent în toate fişierele în care apare. Dacă într-un fişier se modifică formatul şi valoarea unei date, acea modificare nu se face automat, pentru aceeaşi dată, în toate fişierele. Pentru aceeaşi dată pot să apară valori diferite în fişiere diferite (inconsistenţa datelor); • Dacă fişierul este realizat cu limbaje diferite nu este posibilă menţinerea integrităţii datelor.
În concluzie, creşterea necesarului de informaţii pentru agenţii economici şi evoluţia tehnologiilor informatice a determinat organizarea datelor în baze de date.

• Ce presupune organizarea datelor în baze de date?
În proiectarea unui sistem informatic locul central îl ocupă organizarea datelor, care presupune: 1. Definirea, structurarea, ordonarea şi gruparea datelor în colecţii de date omogene; 2. Stabilirea legăturilor în mod ierarhic între date, între elementele unei colecţii de date şi, în final, între colecţiile de date; 3. Stocarea datelor pe un suport informaţional prelucrabil într-un sistem de calcul. Organizarea datelor se realizează în scopul regăsirii automate a acestora după diverse criterii. În organizarea datelor se urmăresc mai multe obiective cum ar fi de exemplu: timpul de acces la datele organizate pe diverse suporturi să fie minim; datele trebuie să apară o singură dată în sistem; spaţiul de memorie internă şi externă alocat datelor trebuie să fie cât mai redus; această organizare este obligatoriu să reflecte absolut toate legăturile dintre obiectele, procesele economice pe care aceste date le reprezintă; să permită schimbarea structurii datelor şi a relaţiilor dintre ele fără a produce modi-ficări în programele care le gestionează.